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    地鐵運(yùn)營籌備階段倉儲(chǔ)管理工作的問題及思考

      信息來源:   發(fā)布時(shí)間:2021-12-21  點(diǎn)擊數(shù):

    西安地鐵運(yùn)營分公司物資部2010年3月份成立, 2010年11月份搬至渭河車輛段。前期, 由于物資部人員少, 各部物資需求緊急, 且部門對需求信息描述不清等因素, 導(dǎo)致物資部前期工作困難重重。為保障供應(yīng), 確保開通, 物資部全體人員齊心協(xié)力, 全力以赴, 加班加點(diǎn), 在物資部領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下, 較為圓滿地完成了運(yùn)營開通前、后物資供應(yīng)工作。為西安首條地鐵的綜合聯(lián)調(diào)、順利開通、平安運(yùn)營作好了物資保障。

    但物資管理工作不僅是保障供應(yīng), 它是對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲(chǔ)備等行為進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制, 包括物資計(jì)劃制訂、物資采購和物資倉儲(chǔ)管理等幾個(gè)重要內(nèi)容, 其中物資倉儲(chǔ)管理又包括物資的驗(yàn)收、出入庫、物資存放保管、賬目、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響, 任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題, 都將對企業(yè)的物資供應(yīng)造成不良影響。本文就根據(jù)兄弟地鐵公司的倉儲(chǔ)管理經(jīng)驗(yàn), 結(jié)合自身實(shí)踐, 針對倉儲(chǔ)管理各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題, 從兩個(gè)方面對倉儲(chǔ)管理工作進(jìn)行分析思考。

    1 倉庫管理現(xiàn)狀及存在問題

    計(jì)劃從倉庫布局規(guī)劃、人員配備、信息化管理等五個(gè)方面來具體介紹。

    1.1 倉庫布局規(guī)劃

    渭河車輛段設(shè)物資總庫一座, 具體包括立庫、平庫區(qū)、工建料棚、雜品庫和材料堆場。倉庫功能設(shè)置基本合理。

    存在問題:

    (1) 倉庫布局過于分散, 既不便于日常安全管理, 又導(dǎo)致物資出入庫作業(yè)場所過于分散, 增加人員工作量。

    (2) 立庫控制室布局非常不合理, 監(jiān)控室未能正對立庫巷道。在立庫作業(yè)時(shí)不能實(shí)時(shí)監(jiān)控堆垛機(jī)作業(yè)狀態(tài), 存在安全隱患。

    (3) 平庫區(qū)無水管及排水設(shè)計(jì), 造成庫內(nèi)衛(wèi)生清潔用水非常不便。

    (4) 平庫區(qū)屋頂設(shè)計(jì)過低, 配置天車無法正常使用。

    (5) 平庫區(qū)未設(shè)計(jì)有效地降溫排風(fēng)系統(tǒng), 夏季庫內(nèi)氣溫非常高, 不便于物資有效科學(xué)存放。

    1.2 人員配備

    存在問題:

    (1) 現(xiàn)有庫管員均無物資管理相關(guān)專業(yè)教育經(jīng)歷, 嚴(yán)重缺乏物資管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn), 且人員不穩(wěn)定, 變動(dòng)頻繁, 為倉儲(chǔ)工作連續(xù)開展造成了很大困難。

    (2) 在運(yùn)營籌備階段, 人員嚴(yán)重不足, 而在運(yùn)營籌備期物資出入庫作業(yè)量是非常大的。由于倉儲(chǔ)工作具有非常強(qiáng)的連續(xù)性, 這就會(huì)為后續(xù)倉庫工作留下一定的隱患。

    (3) 運(yùn)營開通前倉庫物資吞吐量非常大, 資產(chǎn)管理系統(tǒng)一直未能投入使用, 倉儲(chǔ)作業(yè)一直處于全手工狀態(tài)。庫管人員的工作疲于應(yīng)付, 根本無暇做其它事情。

    (4) 各生產(chǎn)部門材料人員亦是頻繁變動(dòng), 給倉庫管理造成了很多不利因素。

    1.3 信息化管理

    目前倉庫管理沒有倉庫管理系統(tǒng)軟件支持, 所有出入庫數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)分析全靠人工來完成, 工作量超大。前期分公司雖已開發(fā)了資產(chǎn)管理系統(tǒng), 但未經(jīng)有效測試, 問題較多, 根本不能滿足目前倉庫管理需要。現(xiàn)代物資管理根本無從談起。

    存在問題:

    (1) 由于缺乏有效的物資管理系統(tǒng), 致使物資信息不能及時(shí)傳遞, 庫存信息不能實(shí)現(xiàn)共享。

    (2) 計(jì)劃的準(zhǔn)確性控制、庫存成本控制等工作都不能有效落實(shí)。

    (3) 倉庫管理效率低下, 賬務(wù)管理人員工作量較大, 且容易出錯(cuò)。

    (4) 倉庫統(tǒng)計(jì)工作量較大, 且易出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)差錯(cuò)。

    (5) 成本控制、消耗分析都無從作起。

    (6) 不能有效發(fā)揮管理系統(tǒng)的系統(tǒng)控制功能, 使物資管理存在較多人為操作因素, 也不利客觀、公正。

    (7) 計(jì)劃、采購和倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)傳遞, 三個(gè)口數(shù)據(jù)相互失去控制, 造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不一致, 各執(zhí)一辭。

    1.4 計(jì)劃、采購環(huán)節(jié)問題分析

    首先, 計(jì)劃準(zhǔn)確性較差, 部分物資規(guī)格型號(hào)不一致。

    (1) 各部門提報(bào)需求計(jì)劃不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn), 存在一定隨意性, 致使計(jì)劃準(zhǔn)確性較差, 反映到倉庫則顯示為送貨信息與需求計(jì)劃信息不一致, 致使倉庫日常管理異常被動(dòng), 困難重重。

    (2) 物資目錄未正式啟用, 同種物資存在多個(gè)名稱, 且規(guī)格、計(jì)量單位不統(tǒng)一, 給倉儲(chǔ)管理增加較大工作量。

    其次, 供貨商管理還有待加強(qiáng)。

    (1) 部分供貨商在送貨時(shí)對于送貨單據(jù)隨意填寫, 造成送貨單、采購訂單和協(xié)議信息不一致, 經(jīng)常延誤交貨時(shí)間。

    (2) 所供物資未加貼標(biāo)簽, 供貨商送貨不能提前預(yù)約, 送貨缺乏計(jì)劃性。

    (3) 供貨商未有效實(shí)現(xiàn)專業(yè)分類, 造成常規(guī)通用物資多達(dá)數(shù)家同時(shí)供應(yīng), 既不符合采購規(guī)律, 同時(shí)也給倉庫管理增加了難度。

    (4) 前期供貨商發(fā)票開具很不及時(shí), 造成倉庫賬務(wù)管理困難重重。

    (5) 部分供貨商專業(yè)知識(shí)欠缺, 缺乏對所供物資的了解, 造成送貨時(shí)易出差錯(cuò)。

    再次, 需求部門緊急需求物資較多, 造成各種手續(xù)不全。

    前期為了保障二號(hào)線如期開通、平安運(yùn)營, 物資供應(yīng)保障放在首位, 這樣一方面造成先送貨, 后補(bǔ)簽協(xié)議訂單, 有違正常送貨流程, 造成出入庫單頻繁更換, 給倉庫無端增加了很多重復(fù)工作;另一方面到貨時(shí)間缺乏計(jì)劃性, 送貨過于集中, 對于倉庫收發(fā)貨造成很大壓力。

    對于生產(chǎn)部門緊急需求物資, 為保使用, 一般都是先發(fā)物資后補(bǔ)手續(xù), 存在單據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。

    1.5 外部接口存在的問題

    (1) 2012年以前財(cái)務(wù)部要求物資統(tǒng)計(jì)是以該物資是否完成報(bào)銷作為統(tǒng)計(jì)口徑。報(bào)銷相關(guān)憑證要求完全一致, 而供應(yīng)商層次不齊, 原始送貨單與后開發(fā)票、清單存在諸多出入, 造成大量出入庫單返單, 也是制約報(bào)銷進(jìn)度的一個(gè)重要因素, 造成倉庫人力物力的大量浪費(fèi)。

    (2) 與生產(chǎn)部門接口。

    a.驗(yàn)收不能及時(shí)配合, 造成到貨物資延遲入庫。

    b.驗(yàn)收入庫物資不能及時(shí)領(lǐng)取。

    c.需求計(jì)劃提報(bào)與領(lǐng)料人員非一人, 易造成物資到貨后而延遲領(lǐng)取, 甚至影響生產(chǎn)。究其原因是領(lǐng)料人員不知道該物資是否屬于其部門 (車間) 提報(bào)。

    (3) 物資儲(chǔ)存保管方面。

    a.已辦完出庫手續(xù)物資與庫存物資未分開存放, 盤點(diǎn)時(shí)易造成誤盤。

    b.個(gè)別庫存物資因發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而變質(zhì), 倉庫無相關(guān)記錄。

    c.物資存放未執(zhí)行五五化、三線化等要求。物資擺放未考慮物資輕重、出入庫頻率等要素。

    (4) 物資出庫方面。

    a.實(shí)物發(fā)放出現(xiàn)差錯(cuò), 規(guī)格相近物資發(fā)混。

    b.存在白條出庫現(xiàn)象, 這是制度所不允許的。且盤點(diǎn)前未對借條進(jìn)行有效清理。造成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)混亂。

    c.部分同類物資存放分散, 存在漏盤現(xiàn)象。

    d.同樣物資存在多種名稱且不屬于一個(gè)物資類別, 致庫管員在發(fā)貨時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。做賬人員在下賬時(shí)易出現(xiàn)差錯(cuò)。

    e.對于因緊急需求出庫物資不按規(guī)定程序辦理。存在個(gè)別物資出庫無任何記錄。

    f.相近物資發(fā)放不能嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)料出庫單, 造成相近物資此多彼少現(xiàn)象。在盤點(diǎn)時(shí)就會(huì)形成盤混現(xiàn)象。

    g.物資發(fā)放未嚴(yán)格執(zhí)行先進(jìn)先出原則。

    (5) 倉庫臺(tái)賬管理方面。

    a.庫存物資標(biāo)識(shí)卡填寫不規(guī)范, 主要表現(xiàn)為:驗(yàn)收合格物資未及時(shí)填寫標(biāo)識(shí)卡;物資存在出入庫動(dòng)態(tài)未對標(biāo)識(shí)卡即時(shí)進(jìn)行更新, 這樣在盤點(diǎn)時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多物資卡存數(shù)與實(shí)物數(shù)不一致, 延誤盤點(diǎn)時(shí)間;填寫不規(guī)范, 隨意涂改, 字跡潦草。且?guī)齑鏋榱愕臉?biāo)識(shí)卡隨意亂丟。

    b.倉庫管理臺(tái)賬填寫不規(guī)范。主要表現(xiàn)在:埴寫內(nèi)容不完整、書寫潦草、不能即時(shí)記錄等。

    c.自驗(yàn)物資送貨清單未簽署驗(yàn)收意見。

    d.單據(jù)傳遞雖有流程, 但在執(zhí)行過程存在問題:表現(xiàn)在部分單據(jù)傳遞無簽認(rèn)、領(lǐng)料出庫單未執(zhí)行完畢單據(jù)不能及時(shí)返單。

    2 整改措施

    (1) 深入開展規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行力度, 要對倉庫的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)進(jìn)行有效落實(shí), 崗位包干、職責(zé)到人。

    第一, 要求倉庫日常工作必須嚴(yán)格依照《物資倉庫管理制度》、《倉庫安全管理制度》、《備品備件管理辦法》、《倉庫安全管理預(yù)防措施和應(yīng)急預(yù)案》和《物資部工作接口規(guī)定》。

    第二, 通過流程梳理, 將各項(xiàng)工作分解劃分, 清晰確定人員、職責(zé)范圍, 流程交接有明確的手續(xù)證明。將工作區(qū)域分區(qū)專人負(fù)責(zé), 責(zé)任要求落實(shí)到個(gè)人。

    意義:每一個(gè)部門不可避免的會(huì)出現(xiàn)一顆“老鼠屎”, “老鼠屎”其實(shí)不可怕, 可怕的是將污染到整個(gè)部門環(huán)境。通過明確的責(zé)任劃分, 及時(shí)發(fā)現(xiàn)這顆老鼠屎, 同時(shí)也能分清自律性強(qiáng)的員工, 不至于出現(xiàn)問題打倒一片, 挫傷員工的積極性。

    (2) 規(guī)范臺(tái)賬、記錄管理。明確倉庫管理臺(tái)賬、記錄清單, 具體可分為賬務(wù)管理、倉庫日常管理、倉庫設(shè)備設(shè)施管理、倉庫安全管理和單據(jù)移交簽認(rèn)等五方面的臺(tái)賬、記錄。臺(tái)賬、記錄填寫要求明確到個(gè)人, 是否按時(shí)按規(guī)定填寫將納入個(gè)人月度量化考核。

    (3) 加大倉庫工作考核 (KPI) 力度, 真正實(shí)現(xiàn)月度量化考核與工作水平、能力、態(tài)度相掛鉤。在部門人員持續(xù)增加的情況下, 績效考核有助于主管人員約束人員工作、操作行為, 考核內(nèi)容應(yīng)以實(shí)用為主。

    具體考核內(nèi)容、及要求:

    a.倉庫責(zé)任區(qū)現(xiàn)場環(huán)境考核。

    b.以工作效率為要求對工作質(zhì)量 (差錯(cuò)率) 、任務(wù)量 (工作完成量、工作時(shí)間量等) 量化考核。

    c.從工作精神面貌、協(xié)作性、工作態(tài)度、工作流轉(zhuǎn)交接方面進(jìn)行考核。

    d.從公司行政制度、紀(jì)律方面考核。

    上面四項(xiàng), 主要以前兩項(xiàng)為主, 后兩項(xiàng)為輔, 此外在考核中, 盡量減少主觀上的評斷, 主要以數(shù)據(jù)為考核依據(jù), 這樣才能讓考核不流于形式, 部門人員更加注重考核內(nèi)容。

    (4) 明確倉庫作業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn), 并采取有效措施對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行卡控。如驗(yàn)收過程、發(fā)放過程、倉庫安全管理、倉庫危險(xiǎn)源等;

    (5) 考慮庫管人員工作輪換:目前初步考慮按季度對庫管員負(fù)責(zé)物資類別進(jìn)行輪換。

    目的為:A、使人員熟悉庫房的整個(gè)操作環(huán)節(jié), 增加各環(huán)節(jié)的配合能力。B、為應(yīng)付突發(fā)的工作量增加、人員危機(jī), 能及時(shí)調(diào)配人員, 被調(diào)人員能及時(shí)進(jìn)入新崗位角色。C、倉庫管理是一種比較繁瑣沉悶的工作, 適度輪換, 可改變員工作環(huán)境, 能增加員工的新鮮感, 增強(qiáng)員工求知欲。

    (6) 日常必須開展動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)工作。動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)即指對于前一天有出入庫動(dòng)態(tài)的物資要求庫管員在第二個(gè)工作日進(jìn)行詳細(xì)盤點(diǎn), 這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。

    (7) 為了避免倉庫管理問題不能及時(shí)暴露, 嘗試月度交換盤點(diǎn)。

    (8) 要求人員請假前后工作必須有交接, 并編制人員補(bǔ)位規(guī)定。

    (9) 制訂倉儲(chǔ)人員培養(yǎng)計(jì)劃, 內(nèi)容應(yīng)包括部門統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)、個(gè)人提供自學(xué)計(jì)劃、送外培訓(xùn)、一對一結(jié)對子等。

    (10) 一定要提前做好新線人員儲(chǔ)備。

    (11) 穩(wěn)定高效地倉庫管理系統(tǒng)盡快投入使用。

    (12) 進(jìn)一步明確倉儲(chǔ)作業(yè)內(nèi)外部接口, 并形成有章可循的具體規(guī)定。

    (13) 加強(qiáng)供應(yīng)商管理, 完善供應(yīng)商到貨物資驗(yàn)收環(huán)節(jié), 避免物資驗(yàn)收存在漏洞。

    (14) 新線介入工作倉儲(chǔ)人員應(yīng)提早參與。早介入才能早發(fā)現(xiàn)問題, 避免形成定局而無從修改, 造成不必要的麻煩。如對于倉庫布局規(guī)劃、功能區(qū)域劃分、設(shè)施設(shè)備配置等方面, 更需要提早介入, 設(shè)計(jì)單位應(yīng)征求使用單位的意見。

    倉庫工作是一個(gè)系統(tǒng)工程, 具有非常強(qiáng)的連續(xù)性, 也是一個(gè)要求非常嚴(yán)肅的工作, 來不得半點(diǎn)馬虎。對于新成立的倉庫來說, 前期存在一些問題是再所難免的, 通過以上問題分析及有效整改措施, 倉庫管理水平定會(huì)再上臺(tái)階的。

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