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石油物資倉儲(chǔ)部門作為重要的質(zhì)量關(guān)口, 所入庫物資的質(zhì)量直接影響到油田生產(chǎn)建設(shè)的工作質(zhì)量。因此, 進(jìn)一步加強(qiáng)物資入庫驗(yàn)收管理, 把好物資的準(zhǔn)入關(guān), 從源頭上杜絕不合格物資進(jìn)入庫房, 是物資倉儲(chǔ)部門的核心任務(wù), 那么, 當(dāng)前物資驗(yàn)收過程中存在哪些問題, 如何加強(qiáng)入庫驗(yàn)收管理呢?

物資入庫驗(yàn)收工作關(guān)系到國家物資財(cái)產(chǎn)的安全和企業(yè)切身的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系。

物資入庫驗(yàn)收直接關(guān)系到供貨方、承運(yùn)方與倉儲(chǔ)部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和經(jīng)濟(jì)利益。通過驗(yàn)收, 將數(shù)量不足、規(guī)格不符、配套不全、質(zhì)量不合格等情況做好詳細(xì)記錄, 分清責(zé)任, 可以據(jù)此向有關(guān)責(zé)任單位提出換貨、退貨、拒付或索賠, 以維護(hù)本單位的利益不受損失。

因?yàn)槿霂煳镔Y經(jīng)過長途運(yùn)輸和多次裝卸搬運(yùn)后, 物資的包裝很容易破壞, 化工產(chǎn)品、儀器儀表等物資更容易受損, 致使影響物資的最后使用價(jià)值。若是物資在入庫時(shí)質(zhì)量不合格, 既使后期再加強(qiáng)保養(yǎng), 也無法使物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

通過驗(yàn)收員對物資進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的驗(yàn)收, 對不合格物資進(jìn)行拒收或返廠整改, 只有物資質(zhì)量不斷地改進(jìn), 才能滿足用戶的需求, 達(dá)到準(zhǔn)入的最終目的。

由此可見, 把好物資入庫驗(yàn)收關(guān)是非常重要的, 任何的疏忽或大意, 都會(huì)給以后的保管、發(fā)放工作帶來困難, 并對單位造成一定的損失。

物資驗(yàn)收作業(yè)一般按照驗(yàn)收準(zhǔn)備、核對證件、檢查實(shí)物、填寫記錄、問題處理、制單登帳、堆碼就位、建卡建檔的程序進(jìn)行。

2.1 驗(yàn)收準(zhǔn)備

為保證入庫驗(yàn)收工作及時(shí)而準(zhǔn)確地進(jìn)行, 提高驗(yàn)收效率, 在驗(yàn)收前必須做以下準(zhǔn)備工作:

2.1.1 根據(jù)物資的性質(zhì)、形狀、數(shù)量, 確定存放的地點(diǎn)位置、堆碼垛形和保管方法。

2.1.2 準(zhǔn)備好堆碼、苫墊材料, 準(zhǔn)備裝卸、搬運(yùn)所需的設(shè)備、機(jī)具、人力, 對特殊物資還必須準(zhǔn)備防護(hù)措施。

2.1.3 準(zhǔn)備檢測工具和計(jì)量器具, 并校對準(zhǔn)確。

2.1.4 收集和熟悉驗(yàn)收憑證、單據(jù)和有關(guān)資料。

2.2 核對證件

所謂核對證件就是將供貨單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、發(fā)貨明細(xì)表等證件, 與業(yè)務(wù)主管部門或存貨單位提供的入庫通知單和訂貨合同進(jìn)行核實(shí)、查對, 相符后, 才能進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收。

物資入庫驗(yàn)收中必須核對的有關(guān)證件和憑證具體有:

2.1.1業(yè)務(wù)主管部門或存貨單位提供的入庫通知單、訂貨合同或協(xié)議書等。

2.1.2供貨單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、產(chǎn)品使用說明書、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細(xì)表等。

2.1.3承運(yùn)部門提供的運(yùn)單、提運(yùn)通知單等。

2.3 檢驗(yàn)實(shí)物

檢驗(yàn)實(shí)物是指收貨單在具備驗(yàn)收條件后, 按照一定的程序和手續(xù), 對入庫物資進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量檢查的過程。

2.3.1 數(shù)量檢驗(yàn)。數(shù)量檢驗(yàn)是保證物資數(shù)量準(zhǔn)確所不可缺少的步驟, 它是核對到庫物資的品名、規(guī)格、型號(hào)、件數(shù)、重量、長度等與入庫通知單、運(yùn)單、發(fā)貨明細(xì)表等資料是否相符的一項(xiàng)工作。

2.3.2 質(zhì)量驗(yàn)收。一般分為外觀質(zhì)量檢驗(yàn)和內(nèi)在質(zhì)量檢驗(yàn)。外觀質(zhì)量檢驗(yàn)是指驗(yàn)收員物資表面有無水漬、潮濕、發(fā)霉、溶化、老化、生銹、異味、變質(zhì)、變色、損傷等異狀以及尺寸偏差等缺陷。對于金屬材料還要檢查表面裂紋、結(jié)疤等外觀質(zhì)量缺陷。

2.4 物資驗(yàn)收記錄及管理

2.5 物資入庫手續(xù)及建卡建檔工作。

3.1 驗(yàn)收程序多, 內(nèi)容繁雜, 管理辦法、規(guī)定不便于驗(yàn)收員記憶和操作。

3.2 驗(yàn)收員責(zé)任不明確。

3.3 監(jiān)督考核只重視懲治性的事后監(jiān)督, 而忽視防范性的事前事中監(jiān)督。

針對物資入庫驗(yàn)收程序多、內(nèi)容多, 不方便保管員記憶的問題, 組織業(yè)務(wù)骨干, 在保證驗(yàn)收效果的前提下, 對驗(yàn)收工作進(jìn)一步優(yōu)化。

在對各類驗(yàn)收管理規(guī)定高度概括的基礎(chǔ)上, 提煉出“八看八注意”驗(yàn)收方法。“八看”即:一看到庫物資名稱規(guī)格型號(hào)與合同條款是否一致, 二看物資生產(chǎn)廠家與合同標(biāo)注是否一致, 三看物資執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與合同標(biāo)注是否一致, 四看物資包裝標(biāo)識(shí)是否符合要求, 五看到貨物資有無產(chǎn)品合格證, 六看物資生產(chǎn)日期及保質(zhì)期標(biāo)注是否清楚, 七看物資內(nèi)外質(zhì)量是否合格, 八看定量包裝物資是否缺斤短兩。“八注意”即:一要注意執(zhí)行供應(yīng)商寄售合同首批入庫率是否符合規(guī)定, 二要注意物資的儲(chǔ)備定額是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn), 三要注意堅(jiān)持先進(jìn)先出的發(fā)料原則, 四要注意一進(jìn)一出的物資是否合規(guī), 五要注意杜絕先用料后補(bǔ)辦手續(xù)或不見料辦理手續(xù)等違規(guī)現(xiàn)象, 六要注意拒收、退料手續(xù)是否齊全, 七要注意單據(jù)、印章管理是否到位, 八要注意入庫物資的基礎(chǔ)資料是否達(dá)到質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求。將繁雜的物資驗(yàn)收規(guī)定提煉成瑯瑯上口的幾句話, 使驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)變得簡單易于操作。

為了進(jìn)一步防止儀器儀表、石油專用工具等物資出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象, 在庫房內(nèi)建立樣品區(qū), 以優(yōu)質(zhì)生產(chǎn)廠家、質(zhì)量過硬的產(chǎn)品為該庫存放物資的比對樣品, 要求保管員在物資入庫前, 嚴(yán)格對照樣品、合同條款進(jìn)行質(zhì)量對比檢驗(yàn)。樣品區(qū)的建立, 為驗(yàn)收員提供了驗(yàn)收把關(guān)的標(biāo)尺, 使物資的驗(yàn)收工作變得更加直觀、客觀, 同時(shí)也方便了用戶對所用產(chǎn)品質(zhì)量的比較, 進(jìn)一步增加了在庫物資質(zhì)量的透明度, 促進(jìn)了物資質(zhì)量的現(xiàn)場監(jiān)督。

對驗(yàn)收員進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào), 在驗(yàn)收過程中, 驗(yàn)收員不僅要對每一項(xiàng)到貨物資的入庫數(shù)量進(jìn)行逐一清點(diǎn), 進(jìn)一步核對送貨清單, 而且按照一定的抽檢比例, 對物資的外觀質(zhì)量、標(biāo)志標(biāo)識(shí)、隨行資料、配件、包裝等5個(gè)方面的質(zhì)量抽檢, 并如實(shí)填寫《物資入庫外觀驗(yàn)收卡》, 注明驗(yàn)收員編號(hào), 隨貨同行, 方便質(zhì)量追溯, 可進(jìn)一步增強(qiáng)驗(yàn)收員的履職盡責(zé)意識(shí), 保證驗(yàn)收工作的效果。

對驗(yàn)收員加強(qiáng)《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《計(jì)量法》、《標(biāo)準(zhǔn)化法》等有關(guān)法律法規(guī)以及《物資質(zhì)量管理責(zé)任追究辦法》等相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)學(xué)習(xí), 同時(shí)仔細(xì)講解每項(xiàng)物資驗(yàn)收注意事項(xiàng), 進(jìn)一步提高驗(yàn)收員的質(zhì)量意識(shí)和崗位責(zé)任意識(shí), 增強(qiáng)驗(yàn)收識(shí)別能力。一是實(shí)行技能交流結(jié)對子, 發(fā)揮老員工工作經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)水平高, 年輕員工善于操作電腦的優(yōu)勢, 以“導(dǎo)師帶徒”、“一對一”、“一對多”技能交流結(jié)對子的形式, 讓每個(gè)人都來當(dāng)師傅、傳絕活兒, 延長知識(shí)技能“短板”, 促進(jìn)保管員共同學(xué)習(xí), 整體提高。二是設(shè)立了崗位練兵臺(tái), 創(chuàng)建“崗位課堂”, 鼓勵(lì)職工利用業(yè)余時(shí)間, 進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)技能。三是采取以考促學(xué)、以賽代練的方式, 組織班組技術(shù)對抗賽、青年擂臺(tái)賽、倉庫保管工技術(shù)比武, 提高保管員業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。四是開展內(nèi)部培訓(xùn)。針對日常工作中存在的薄弱環(huán)節(jié), 組織業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)帶頭人對保管員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn), 進(jìn)一步提高處理日常業(yè)務(wù)的能力。

一是推行分庫自查、物資管理部門專項(xiàng)檢查、總庫集中檢查的“三查”運(yùn)行機(jī)制, 通過隨機(jī)檢查和業(yè)務(wù)倒查的方式, 物資驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查, 針對查出的問題, 落實(shí)責(zé)任人, 逐項(xiàng)整改, 同時(shí)制定有針對性的防范措施, 并納入員工績效考核。二是實(shí)行總庫承包分庫, 分庫承包班組的形式, 對各班組驗(yàn)收工作進(jìn)行日常巡查, 發(fā)現(xiàn)問題立即整改, 促進(jìn)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行, 保證驗(yàn)收質(zhì)量。三是對個(gè)別重要物資, 可組織供應(yīng)商寫出書面承諾, 嚴(yán)禁出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象, 一旦發(fā)現(xiàn)將給予一定的處罰, 或上報(bào)管理部門停止其物資準(zhǔn)入, 以確保入庫物資的質(zhì)量。

對于閥門等油田重點(diǎn)治理物資, 除了按照驗(yàn)收規(guī)定對物資的標(biāo)志標(biāo)識(shí)、外觀質(zhì)量進(jìn)行全方位驗(yàn)收外, 我們還對每一只閥門唯一的質(zhì)量檢驗(yàn)鋼號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收。同時(shí)在物資發(fā)出時(shí), 在發(fā)料憑證上注明每一只發(fā)出閥門相對應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)鋼號(hào) (身份證號(hào)) , 對物資進(jìn)行永久質(zhì)量跟蹤。