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目前大型倉儲企業都有國企背景, 擁有大型倉庫和鐵路專用線等優質資源。一方面倉儲企業可以利用這些資源為客戶提供服務, 由于存儲時間長, 客戶基本采用自然月進行結算, 少量客戶會采用零星結算, 因此倉儲行業企業的應收賬款收款時間較長, 另一方面企業還需要按月向裝卸工人支付勞務費。所以對于倉儲行業企業而言, 應收賬款管理不好就容易出現資金周轉困難, 影響企業的發展。

A公司是一個以物流倉儲業務為主業, 集貨物裝卸、貨物中轉分撥、鐵路聯運代理、公路運輸代理及貨物配送等業務綜合物流企業。

應收賬款作為一種營銷手段, 是企業增加競爭力的體現。應收賬款在帶來利潤的同時也帶來一系列的風險。應收賬款擠占資金比例過大, 導致企業資金周轉困難, 如果將應收賬款的成本計算在內, 可能還會導致利潤的減少。

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數據來源:A公司報表

表1列示了A公司應收賬款占流動資產和應收賬款占總資產的比重。從表1可以看出, 從2012年~2015年, 應收賬款金額逐年下降, 所占流動資產比重以及總資產的比重也逐年下降, 而且2014年下降幅度最大。但2014年流動資產沒有減少, 說明應收賬款減少都轉移到其他流動資產了, 其中貨幣資金增加最明顯, 增幅為286.28%。其實根本原因是2014年后A公司的最大客戶XF流失, 導致應收賬款大幅度下降。但2016年應收賬款卻出現拐點, 金額大幅度上升, 所占流動資產比重增長109%, 占總資產比重也增長了128%。從利潤表上得知, 收入的同比增長僅為8.29%, 說明企業放松了信用政策, 以取得收入規模的擴大。

應收賬款賬齡是債務欠賬的時間, 賬齡越長, 收回的可能性越小, 產生壞賬的可能性越大。對應收賬款賬齡進行分析可以反映其質量問題。

從表2中可以看出, A公司賬齡主要集中在1~2年之間, 其中以1年以內為主, 占應收賬款比重都在99%以上, 說明公司對應收賬款控制得較好, 防止賬齡拉得過長, 減少產生太多的壞賬損失。到2016年產生了12.23萬元的1~2年期的應收賬款。

從應收賬款占資產比重及賬齡分析來看, A公司的信用政策發生了很大的變化, 導致應收賬款質量在2016年有所下降。

應收賬款周轉率表明在一定期間內企業所獲取的銷售收入轉化成現金的次數, 次數越多說明周轉速度越快。與此相對應的是周轉天數, 即回收期, 表示的是收回應收賬款的天數, 回收期越短, 周轉就越快, 應收賬款壞賬的可能性越小。A公司2012年~2016年五年間的應收賬款周轉率依次為24.32%、23.02%、11.93%、12.64%以及9.3%, 回收期依次為15天、16天、30天、28天和39天。從應收賬款周轉率來看, A公司應收賬款周轉率從2013年24.32%下降到2016年9.3%, 下降幅度達到161.5%。平均應收賬款周轉率為16.24%, 略高于廣西上市公司2013年~2015年平均值13.24%。影響周轉率的因素只有銷售收入及平均應收賬款, 從表1可知應收賬款在2014年大幅度下降, 如果銷售收入維持穩定的情況下, 周轉率只會大幅度上升而不是下降, 所以只能推論, 2014年A公司銷售收入大幅度下降。

由于A公司的客戶相對固定, 以月結較多, 沒有成立專門的應收賬款部門, 應收賬款管理工作由財務部、結算中心、營銷部及風險控制部共同完成。營銷部根據調查客戶資信情況草擬合同, 風險控制部給出授信額度和時間, 財務部根據合同條款及以前的收款記錄審核合同并報分管領導及法定代表人簽字同意執行合同。結算中心根據確認的合同進行開票, 財務部則登記賬務及收款, 并負責以短信的形式通知相關部門。

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數據來源:A公司報表

集團對應收賬款沒有具體的制度規定, A公司根據業務流程進行管理。財務部每日通知結算中心對數據進行更新, 每周一例會通報上周回款情況, 目前欠款金額及欠款時間, 是否接近授信限額和授信時間。每月末對當月應收賬款收回效果進行評定、獎勵。對于逾期應收賬款, 由收款責任人采取電話催款、去函、停止發貨或上門收款等方式催款, 盡可能將款項控制在一年以內收回。

固定客戶根據合同約定基本以月為結算單位, 可以采取轉賬或現金支付的方式;零星客戶則需在提貨時立即開單現金結算;對于一些既有倉儲業務也有運輸業務的客戶則需要預付運費方能進行運輸業務。

縱觀A公司的應收賬款質量, 賬齡都沒有超過3年, 可見公司對應收賬款管理比較到位。

第一, A公司的應收賬款催收工作落實到個人, 并且是業務部門的第一責任人, 每周中層例會將上周收回的款項進行通報, 對新產生的應收賬款再次落實責任人, 明確目標, 不會因崗位轉換等相互扯皮, 推諉責任。

第二, 每月末根據收回款項的情況進行評分, 評出前三名進行獎勵。同時對應收賬款按同期銀行貸款利率進行成本核算計入催收部門成本中, 而部門成本大小則關系到部門效益, 所以收回越快越多, 部門承擔的應收賬款利息成本越小, 部門利潤也就越大, 在這樣的激勵制度下, 催收部門都會盡力催款。

第三, 財務部每日下班前將當日收到款項以短信形式通知業務部門第一責任人, 并以書面形式通知結算中心進行銷賬處理。因此, 結算中心的應收賬款是以動態形式存在, 是最新的應收賬款金額。

第四, 結算中心每日更新應收賬款金額, 周一例會前將全部截止至開會前的應收賬款發生額及余額打印并發到各業務部門第一責任人手中, 應收賬款表上注明賬齡、逾期金額等。對于超過信用期或逾期的客戶, 采取停止發貨、發函等方式要求對方支付款項。每年11月A公司對應收賬款進行對賬大清理工作, 不將問題留到年底才解決。

第五, 營銷部動態關注客戶信息。營銷部除了營銷業務之外還要對客戶及其行業進行事前關注, 及時了解事態發展。2014年初, 營銷部注意到XF公司的母公司因某事件將被凍結銀行賬戶, 公司派專人到XF公司催收余款200多萬元, 在款項收回后一星期XF公司的賬戶被凍結。而A公司因為催收款項及時, 避免了壞賬產生的可能。

雖然A公司的應收賬款質量很好, 沒有產生壞賬損失, 但在管理中也存在一些問題需要改進。

A公司地處偏僻, 收款只提供現金結算或銀行轉賬結算方式, 有時客戶過來結算后發現現金不夠, 附近也沒有銀行, 就會造成客戶心生不滿或收款不及時。A公司收款方式單一, 是不利于款項回收的。

A公司已使用財務軟件進行賬務處理, 運輸業務也使用貨代系統, 但倉儲業務卻沒有使用倉儲系統進行跟單錄入, 還是由保管員在發貨完畢后手工抄單給結算中心進行結算, 手工錄入容易造成錯誤, 再者財務部不能及時了解到客戶當前業務情況, 只有結算中心開票后才能知道實際發生的業務, 并增加了工作量。

應收賬款作為業務最后一個環節, 應成立專門的應收賬款管理部門來實現事前資信調查、合同評審等工作。部門與部門之間由于立場不同, 對應收賬款的管理持不同的態度, 也會造成責任不清。目前合同評審流于形式, 部分合同是實際已執行以后才補做的合同評審工作, 這些都是效率低下的表現。

應收賬款的收回只獎不罰, 對責任人的約束力小, 計入部門成本的應收賬款利率過低, 導致催收人積極性不高。

根據A公司目前的應收賬款管理狀況, 可從下面三點對其進行改進。

目前我國大部分電纜或光纖比較完善, 網絡支付就像現金支付一樣方便, 甚至有的非現金支付方式在國外都可以實現支付。一些老企業也在改變收款方式, 比如百貨大樓就可以使用支付寶和微信方式收款。除此之外, A公司還可以使用電子銀行網絡, 支持網上轉賬。多樣的支付方式供客戶選擇, 即可讓客戶節省時間, 增加客戶的滿意度, 也能讓A公司的應收賬款及時回款, 提高應收賬款周轉率。

加強業務系統與財務信息支持系統的融合, 建立網上結算渠道及掃碼結算等方式, 盡可能減少人工錄入過程中產生的錯誤。同時業務與財務信息支持系統融合, 營銷部可以隨時掌握倉庫使用情況, 也利于財務部及時結算。

成立由財務部、市場營銷部、風險控制部及結算中心部門負責人為組員的專門的應收賬款管理部, 負責客戶資信調查、信用評估、業務結算以及客戶跟蹤等工作, 特別是關注客戶動態, 以減少壞賬的產生。

對超過使用期未收回的應收賬款按集團計提壞賬準備的標準跟催收人效益掛鉤, 同時提高應收賬款的使用成本, 按時間長短規定利率, 使用時間越長, 利率越高, 促使責任人盡早收回應收賬款。

應收賬款作為企業的一項重要資產, 應當引起企業足夠的重視, 根據時代的變化, 不斷改進其管理方式, 在取得銷售利潤的情況下防范風險, 減少壞賬發生, 保證資金安全到位, 從而實現企業的安全經營和穩步發展。