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從2012年末國(guó)家電網(wǎng)公司的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看,各網(wǎng)省公司所屬的基層項(xiàng)目單位在物資配送還沒(méi)有到達(dá)工程項(xiàng)目所在地或倉(cāng)庫(kù)時(shí),各項(xiàng)目單位與供應(yīng)商協(xié)商辦理虛假項(xiàng)目物資入庫(kù)手續(xù),并在ERP系統(tǒng)中走收貨程序,因此較多的省級(jí)物資供應(yīng)公司集中采購(gòu)物資的應(yīng)付暫估款賬面金額很大,經(jīng)抽查,發(fā)現(xiàn)約提前收貨(虛假收貨) 的比例約占總物資入庫(kù)量的1 /3。另有一些電網(wǎng)項(xiàng)目單位在供貨商沒(méi)有及時(shí)將所需物資送到工地或沒(méi)有到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用項(xiàng)目物資手續(xù)的情況下,填列虛假的項(xiàng)目發(fā)料單,并虛假地在ERP系統(tǒng)中作項(xiàng)目物資的發(fā)貨處理,這個(gè)現(xiàn)象在各基層電網(wǎng)公司中普遍存在。也就是說(shuō),較多的基層電網(wǎng)公司在月末人為地作虛假收貨處理,造成在項(xiàng)目庫(kù)存物資與應(yīng)付賬款虛增。另一方面,各基層電網(wǎng)公司在月末人為地作虛假發(fā)貨處理,造成在建工程(基建或技術(shù)改造)或生產(chǎn)成本(維修項(xiàng)目)虛增,庫(kù)存物資虛減。這兩種虛收與虛發(fā)現(xiàn)象,導(dǎo)致項(xiàng)目物資的實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理完全背離,造成嚴(yán)重的賬實(shí)不符,不但引起會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn),也將帶來(lái)嚴(yán)重的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

1、為完成物資到貨及時(shí)率和計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確性指標(biāo)進(jìn)行虛假收貨,致庫(kù)存物資賬實(shí)不符。

主要原因是物資需求單位相關(guān)物資主管部門為完成省電網(wǎng)公司物資同業(yè)對(duì)標(biāo)中物資到貨及時(shí)率和計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率等指標(biāo)的考核,在合同條款中規(guī)定的送貨日期當(dāng)天進(jìn)行收貨操作,而實(shí)物實(shí)際并未配送也未收到,即提前進(jìn)行收貨(虛假收貨)。此外,國(guó)家電網(wǎng)公司物資集約化管理體系中,允許進(jìn)行一定比例的供應(yīng)商委托代保管業(yè)務(wù),因此,有些物資需求單位利用這一規(guī)定虛假地與供應(yīng)商簽訂委托代管協(xié)議,將合同到期的物資,協(xié)商將其存放在供應(yīng)商處。實(shí)際這類物資均未實(shí)際送貨或儲(chǔ)存,但在ERP系統(tǒng)完成了收料操作,虛增公司應(yīng)付暫估款和庫(kù)存工程物資的余額,導(dǎo)致賬實(shí)不符。

2、為完成項(xiàng)目投資完成率,項(xiàng)目物資未送貨作虛假發(fā)貨操作致工程成本虛增。

省級(jí)電網(wǎng)公司為了督促各單位加快大修技改項(xiàng)目的組織實(shí)施,按月對(duì)各單位項(xiàng)目投資完成情況進(jìn)行考核。各基層單位在實(shí)際工作中,由于項(xiàng)目啟動(dòng)晚、物資計(jì)劃上報(bào)不及時(shí)或線路阻工、路徑改變、設(shè)計(jì)變更等原因,項(xiàng)目投資完成率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于時(shí)間進(jìn)度。各基層單位為了完成省級(jí)電網(wǎng)公司的考核,月末項(xiàng)目主管部門人為地在ERP系統(tǒng)中對(duì)物資采購(gòu)合同和服務(wù)合同進(jìn)行確認(rèn),即對(duì)實(shí)際物資未送貨、施工服務(wù)未開(kāi)始耗用物資,人為地在ERP系統(tǒng)中作發(fā)貨處理,且將發(fā)貨虛假憑證傳遞到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證歸檔,完成項(xiàng)目成本核算,虛增項(xiàng)目成本,導(dǎo)致項(xiàng)目的實(shí)際工程進(jìn)度遠(yuǎn)慢于賬面上的工程成本開(kāi)支進(jìn)度,造成會(huì)計(jì)核算沒(méi)有進(jìn)行真實(shí)的物資流轉(zhuǎn)但進(jìn)行了假賬真做,導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算依據(jù)不充分,在建工程成本及物資資產(chǎn)的會(huì)計(jì)信息失真。

省級(jí)電網(wǎng)公司應(yīng)嚴(yán)格按合同的有關(guān)條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核,嚴(yán)格執(zhí)行合同中規(guī)定,即收貨后30天內(nèi)供應(yīng)商應(yīng)提供增值稅專用發(fā)票,過(guò)期按100元/天交納違約金,使供應(yīng)商嚴(yán)格遵守合同,出現(xiàn)違約一定要給予相應(yīng)的處罰。建議將“應(yīng)付暫估款余額”納入物資使用基層單位的財(cái)務(wù)和物資集約化同業(yè)考核指標(biāo)中,并加強(qiáng)平時(shí)的物資管理監(jiān)督檢查,采取有力措施,降低應(yīng)付暫估款余額,杜絕“預(yù)收貨”情況的違規(guī)行為的發(fā)生,使物資管理適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的需要。另一方面,要加強(qiáng)收貨的流程管理。在收貨環(huán)節(jié)中要求物資管理部門、項(xiàng)目部門對(duì)到貨物資做好ERP系統(tǒng)驗(yàn)收確認(rèn)工作,對(duì)于直接送到到現(xiàn)場(chǎng)的情況,需要由供應(yīng)商、物資部門、施工單位、項(xiàng)目單位四方簽字確認(rèn)(紙質(zhì));對(duì)非直送現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù),需要物資部門、供應(yīng)商對(duì)入庫(kù)單簽字確認(rèn),同時(shí)定期(每月) 將原始單據(jù)和打印送至財(cái)務(wù)部門審核裝訂。財(cái)務(wù)部門每月末將收到的原始單據(jù)的收貨憑證進(jìn)行紙質(zhì)的審核;ERP系統(tǒng)內(nèi)增加物資收貨操作的審核功能,財(cái)務(wù)部門審核收貨憑證后,物資管理部門才依審核的收貨憑證通過(guò)ERP產(chǎn)生收貨憑證,只有將考核與流程管理結(jié)合,才能有效地控制提前收貨行為的產(chǎn)生,使財(cái)務(wù)的工程成本核算與實(shí)際項(xiàng)目工程進(jìn)度相符。

省級(jí)電網(wǎng)公司制定的同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)是為了監(jiān)督和考核物資管理效績(jī)的,如果項(xiàng)目單位達(dá)不到同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)而采取作假的手段去完成對(duì)標(biāo)指標(biāo),說(shuō)明該同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)不合適現(xiàn)行的物資集約化考核,或是權(quán)數(shù)太高,使各項(xiàng)目單位投機(jī)取巧達(dá)到同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)以獲得虛假的業(yè)績(jī)。因此需要改善同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)或降低該指標(biāo)的考核權(quán)數(shù),使項(xiàng)目單位無(wú)虛報(bào)發(fā)貨的動(dòng)機(jī)。

如果同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)確實(shí)是物資集約化中必須要考核的指標(biāo),且其權(quán)數(shù)也不能降低,那么就應(yīng)對(duì)日常發(fā)貨的過(guò)程進(jìn)行檢查與控制,發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)貨要進(jìn)行嚴(yán)厲處罰,其處罰成本要大于其得到的考核績(jī)效,才能扼制虛假發(fā)貨行為的發(fā)生,才能使物資管理適應(yīng)財(cái)務(wù)對(duì)工程成本核算的準(zhǔn)確性要求。因此項(xiàng)目部門與物資部門對(duì)物資發(fā)貨做好確認(rèn)工作,對(duì)于非直接送現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù),需由物資部門、施工單位、項(xiàng)目部門對(duì)出庫(kù)單簽字確認(rèn)(紙質(zhì)),同時(shí)定期(每月)將原始單據(jù)和打印憑證送至財(cái)務(wù)審核裝訂。ERP系統(tǒng)增加物資發(fā)貨操作的審核功能,領(lǐng)用部門、財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后方可產(chǎn)生發(fā)貨憑證。物資部門與項(xiàng)目部門共同確認(rèn)發(fā)貨數(shù)量,項(xiàng)目單位提供實(shí)際耗用量,雙方在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)剩余物資數(shù)量;優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)項(xiàng)目變更物資管理,及時(shí)辦理物資出入庫(kù)和收發(fā)貨手續(xù);統(tǒng)一基建部門、財(cái)務(wù)與物資部門的發(fā)出貨物的單價(jià)口徑;完善工程進(jìn)度考核辦法,制訂嚴(yán)格的虛假發(fā)貨處罰措施,有效控制虛假發(fā)貨行為的發(fā)生。