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固定資產管理對事業單位是一件十分重要但繁雜的工作, 在管理過程中, 即要做到賬、卡、物相符, 提高生產資產利用率, 避免國有資產流失等傳統要求, 又在順應現代信息化手段發展的趨勢下, 提出許多新的要求, 例如“能夠準確、迅速地監控和掌握各部門、各類固定資產的計劃、審批、執行、折舊情況”、“與設備采購聯動, 對新購設備提出必要性、可行性建議”等等。為了適應這些新的需求, 同時發揮我單位作為高職院校所擁有的優勢, 通過與學院物流專業倉儲物流管理課程的結合, 進行了新型的管理模式的研究。

倉儲物流管理, 是指物資從入庫、檢驗、碼放、存儲直到出庫的物流過程, 其管理過程與固定資產管理的采購、入庫、使用、報廢過程相類似。當我們將二者的工作環節對比后發現, 盡管時間上存在一些需要調整的因素, 但二者的流程是一致的。倉儲物流管理的流程主要包括入庫、儲存、出庫三個環節, 固定資產管理的流程主要包括入庫、管理、報廢三個環節。

兩者的不同之處在于, 倉儲物流管理是整個物流管理環節中的一部分, 物資從入庫到出庫的時間較短, 庫存量變動大、運轉快速;而物資入庫及出庫都與運輸環節聯系密切, 兩個環節動態銜接。固定資產管理則是一個相對封閉的過程, 入庫意味著資產的生成, 出庫則意味著資產的消亡, 資產與管理單位的聯系只存在于在庫的時間范圍內, 但此時間段相對較長。

當我們將倉儲物流管理過程進行封閉, 就與固定資產管理過程相重合, 這意味著我們可以將倉儲物流管理的模式完全運用在固定資產管理中。

現階段事業單位的固定資產管理已經形成了一個成熟有序的過程, 且各主管部門、各事業單位都分別進行了相關管理軟件的開發使用, 單純就資產管理的三個環節而言, 可創新內容不多。而對倉儲物流管理模式在固定資產管理中的運用性進行研究, 主要有以下兩個原因:

結合職業技術學院的優勢, 將傳統行政管理行為融入專業建設。以我單位為例, 我校開設有物流管理專業, 為學生安排了倉儲物流管理課程。正是在這個背景下, 將固定資產管理與專業結合才具有可實現性;而研究結果也可用于物流管理專業的課程建設, 如設立一門新的實訓課程, 也才具有可操作性。

正如本人在《淺談高職院校二級分院部的固定資產管理存在的問題及解決對策》一文中提到的, 傳統管理觀念下, 大部分高校仍然不認為固定資產管理的作用及價值, 不設立專職的固定資產管理人員, 為此產生了工作量與工作價值不對等的矛盾。而這種觀念是否會在短時間內發生變化, 會如何變化等等, 我們都無法預測。既然高職院校將培養學生作為第一要務, 那為何不將二者結合起來呢?首先架設一個固定資產管理全過程的框架, 再將其嵌入學生實驗實訓課程中, 即能不與管理層發生沖突, 又能有效解決一部分管理難題。

為了有效地解決現階段比較明顯的問題, 同時達到研究目的, 我們將固定資產管理的全過程進行了細分:

第一步, 架設框架, 在現有的固定資產管理系統中, 根據固定資產管理的過程, 分為登記入庫、打印標簽、過程管理、出庫等環節。我們按每個教室、實訓實驗室、辦公室為單位劃分為庫, 以門牌號命名為倉庫名, 接著將固定資產登記入庫。注意這里的入庫登記應包括所有固定資產管理的信息, 為后期的盤點管理做好準備。

第二步, 生成傳統標簽及二維碼標簽。在傳統的資產清查環節中, 傳統的標簽有利于直觀地顯示信息;而二維碼標簽則更接近信息化管理的大環境趨勢, 方便今后使用移動終端。

第三步, 過程管理, 這是整個固定資產管理中最重要的環節。固定資產的使用時間較長, 一般五到十年不等, 甚至可能達到二、三十年的情況 (此處排除不動產類別, 因為不動產使用時間過于長, 基本無變動, 管理方便。) , 故而在使用的過程中, 會出現維修維護、部門內部的移動、部門與部門之間的調撥等情況。在過程管理環節中, 設立了“資產借用”、“移動倉庫”等管理科目及維修統計、按采購年限的資產統計、按類別的資產統計等統計科目。過程管理通過掃描標簽更改狀態, 實現資產借用、歸還、出庫、重新入庫 (此時的出庫和入庫必須經過第一步的登記入庫, 才能在變更倉庫時使用標簽) 、維修登記、擬報廢登記等等管理, 最終形成統計報表。

第四步, 報廢出庫。這是固定資產管理的最終環節, 當一件資產經過報廢出庫后, 將不再在任何倉庫中存在, 形式上已經消滅了。報廢出庫后, 在系統中將資產信息移動到報廢庫, 方便查詢, 但信息將不能夠再發生任何變更。報廢出庫也需要依靠標簽實現, 報廢后回收標簽。

在研究的過程中, 我們也發現了一些問題:

RFID是利用射頻信號對貼有RFID標簽的產品進行自動識別, 再通過閱讀器發送和接收數據后處理的技術。采取RFID技術可以降低人為操作的錯誤, 是研究項目中最核心的技術和環節, 但也必需看到射頻識別標簽的成本問題。現階段常用的固定資產多為普通條形碼, 其成本通常只有幾分錢, 而射頻識標簽的成本至少也是普通條形碼的十倍甚至更多。在初期建立固定資產管理框架時, 標簽的投入相對以往要大得多, 這是否能讓管理層接受, 是我們面臨的第一個問題。

結合職業技術學院的優勢, 將傳統行政管理行為融入專業問題是管理人員面臨的一大困境;而經常發生的固定資產在倉庫之間的移動也產生了大量的工作。在研究初期, 我們曾提出是否可以運用GPS定位技術, 配合RFID技術, 實現自動記錄資產出入庫、以及資產移動追蹤。但問題在于, GPS對一個點的定位并不是嚴格意義上的精確, 它受到傳輸延遲、硬件錯誤、信號反射等影響, 會產生誤差, 在某些情況下, 誤差可以達到20%之多, 這對于距離相對較小的倉庫之間的追蹤難以實現。而另一個阻止此技術實現的困難仍然是GPS芯片及其設備的成本之高, 也是擁有龐大數量設備的單位不可不考慮的。

正如其字面意思, 無形資產是沒有實體的各種軟件類資產。2015年以前, 無形資產的管理是以承載其運行的有形資產如計算機、服務器等的附加價值實現的, 但近年來無形資產的價值已逐漸增長到大大超過了其運行主體的價值, 再作為附加價值顯然是不合適的。2015之后, 主管部門開始將無形資產單獨劃分一個類別, 但其管理問題卻一直存在。沒有有形實體, 價值又必須單獨計算, 在資產盤點、報廢等環節上, 非常容易被忽略, 這也讓其管理成為一個新的難點。

我們的研究目的其中之一是建立與物流管理專業的建設和實訓課程開發的聯系, 但必須看到, 固定資產管理是一個長期的、持續性的過程, 而高職院校的學生在校時間只有2~2.5年, 因此, 如何設計出合理的實訓課程, 如何讓此課程得以長期有效地實施, 以及如何讓管理人員參與到專業教育中, 是我們下一步要思考和解決的。

固定資產管理是一項傳統的、長期的、復雜的工作, 在這項工作的過程中, 積累了不少困難。我們通過分析困難的具體所在, 積極尋求有效的解決途徑, 取得了一定的成效, 但同時也提出了另一些的問題, 而這些也是必然存在的。在信息化管理、互聯網+、云系統、甚至機器人即將盛行的時代, 作為管理人員, 必須要提高自身的素質, 不僅要跳脫出單一的思維, 還需要學習新知識, 整合專業技能, 將行政管理任務與教育教學任務聯系在一起, 創新管理模式, 推動管理水平的提高。