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1、出口企業在貨、證齊備后,填制訂艙委托書,隨附COMMERCIALINVOICE、PACKINGLIST等其他必要單據,委托貨代代為訂艙。有時還委托其代理報關,及貨物儲運等事宜。
2、貨代接受訂艙委托后,繕制集裝箱貨物托運單,隨同COMMERCIAL INVOICE、PACKING LIST等其他必要單證一同向船公司辦理訂艙。
3、船公司根據具體情況,如接受訂艙則在托運單的幾聯單據上編上與B/L號碼一致的編號,填上船名、航次,并簽署,即表示已確認托運人的訂艙,同時把配艙回單、裝貨單(SHIPPINGORDER:S/O)等與托運人有關的單據退還給托運人。
4、托運人持船公司簽署的S/O,填制出口貨物報關單、COMMERCIALINVOICE、PACKINGLIST等連同其他有關的出口單證向海關辦理出口貨物報關手續。
5、海關根據有關規定對出口貨物進行查驗,如同意出口,則在S/O上蓋放行章,并將S/O退還給托運人。
6、托運人持海關蓋章的由船公司簽署的S/O要求船長裝貨。
7、裝貨后,由船長的大副簽署M/R(Mate''sreceipt,大副收據),交給托運人。
8、托運人持M/R,向船公司換取正本已裝船提單。
9、船公司憑M/R,簽發正本提單并交給托運人憑以結匯。