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建設工程總承包項目管理主要包括對設計、采購、施工和開車等內容的管理, 其中, 倉儲管理作為采購管理中的重要環節, 直接影響施工現場的施工安裝、開車及材料移交等后續工作能否順利進行。所以, 如何實現全面、規范、高效的倉儲管理, 始終是工程公司不斷探討的問題。

倉儲管理實施前的策劃是倉儲管理的基礎, 主要包括項目信息收集、編制倉儲管理實施計劃、貨物倉儲區域劃分和社會資源的利用等。

(1) 積極收集EPC項目合同、項目詳細進度計劃和采購合同的相關信息, 在項目倉儲管理正式實施前, 就要建立完整的項目信息體系, 并隨項目的深入不斷更新, 保證有足夠的、準確的信息依據支持項目倉儲管理的實施。

(2) 熟悉EPC項目合同、項目實施計劃和采購實施計劃中倉儲管理的相關要求, 學習以往類似項目的倉儲管理經驗總結, 分析、羅列倉儲管理重點項目清單。

(3) 關注項目詳細進度計劃中關鍵路徑上請購文件提出時間、采購合同簽署時間與交貨時間等里程碑點。

(4) 多渠道了解項目所在地的氣候、場地、機具資源和屬地人文風俗, 并有效地進行現場踏勘和調查。

(1) 根據收集的上述項目信息, 編制倉儲管理實施計劃, 明確項目倉儲管理工作內容、工作流程、具體實施要求以及相關人員的工作職責。

(2) 制訂倉儲管理軟件信息平臺管理要求, 明確信息共享分類、信息共享人員權限 (包含信息輸入) 等。

(3) 根據項目規模和貨物采購量, 提出包括倉儲主管、倉儲管理員、資料管理員 (需要時包括IT工程師在內) 的倉儲人力資源動態配置要求, 并隨倉儲管理工作的深入適時調整。

(4) 根據現場踏勘、調查信息, 編制倉儲管理過程中所需的工具、物品清單和機具租賃計劃。

根據EPC項目合同相關條款、項目評估采購貨物量及踏勘信息, 提出庫區 (房) 設置需求, 繪制項目室內外貨物倉儲區域劃分圖, 并在第一批貨物抵達前建立好相關倉儲設施。

根據EPC項目合同相關條款及踏勘、調查信息, 有條件地在早期與項目當地社會資源建立合作伙伴關系, 以便屆時滿足項目倉儲管理之需, 如倉儲工具購買、臨時運輸的交通工具租賃、貨物標識制作等。

倉儲實施過程中的信息管理是倉儲管理的核心, 主要包括貨物的信息跟蹤、倉儲信息的及時更新與反饋、倉儲管理等內容。

(1) 根據總承包項目進度, 通常情況下, 各類貨物分批抵達現場, 而不同貨物具有不同的倉儲特性, 對現場倉儲應具備的諸如卸貨、檢驗、倉儲及貨物保護措施等要求也不同, 因此, 貨物信息跟蹤顯得十分重要。到貨信息的準確與否, 直接影響卸車方案、機具、人員、卸貨場地、驗收文件準備及驗收通知能否按規定時間發出等;如果獲取的信息不準, 可能會導致增加機具臺班或到貨不能及時卸車、參檢人員不齊、檢驗無法完成等情況的發生, 甚至影響施工安裝的進度。

(2) 對那些不宜露天倉儲的貨物, 如儀表、電氣設備、保溫棉材料和動設備備件等, 更應加強貨物信息跟蹤, 因為必須根據貨物的相關信息準備室內庫位和防護措施等, 不能隨意找地方堆放, 避免因存放和防護不合適而造成的與供貨商產生爭議的質量問題, 甚至導致貨物報廢。

(1) 隨著采購工作的不斷推進, 到貨貨物越來越多, 到貨、驗收、存儲、出庫等倉儲管理信息也越來越多, 越來越雜。因此, 倉儲管理軟件信息平臺要按管理要求及時更新信息, 既不能“亂”, 更不能“無章”, 這是項目倉儲管理工作能有條不紊進行的先決條件。項目信息的發出、接受和反饋, 是一個完整的循環, 應使各個環節的信息對稱, 否則就會出現錯誤 (一般都是連鎖錯誤) , 而糾正信息十分困難, 費時又費工, 甚至會使倉儲信息管理平臺崩潰。

(2) 倉儲管理軟件信息平臺及時更新信息和有序管理, 不僅有利于倉儲管理工作, 更有利于總承包項目向前推進, 因此, 要樹立“倉儲管理團隊是整個項目團隊的重要組成部分”的觀念, 一定要按體系作業文件相關規定和項目要求, 對倉儲管理過程的豐富信息及時更新、反饋, 使相關項目人員能及時分享信息, 共同維護項目信息良性傳播。

(1) 項目倉儲管理人員應嚴格按照崗位工作手冊和項目倉儲管理實施計劃的規定, 履行項目倉儲管理工作內容、工作流程和實施要求的工作職責, 并實施管理。

(2) 實施過程中的倉儲管理工作環節包括:項目采購信息收集、接收貨物、開箱檢驗、入庫、貨物保管 (含備件) 、隨機資料管理、資料報驗、出庫、退庫、臺賬管理、貨位管理、盤點、剩余物資管理、倉儲管理報告、倉庫HSE管理等。

(3) 倉儲管理環節十分繁瑣復雜, 對各個環節中信息的可靠性和準確性要求較高。所以, 在開展各個環節工作之前, 一定要熟悉工作流程和程序的相關要求, 記錄工作要仔細, 每條信息均要落實到位。

(4) 任何倉儲環節工作的完成, 將會派生出諸多信息, 務必及時在信息平臺上分門別類建立、錄入相關信息, 以便相關人員共享、核查。

(5) 隨著安裝工作的不斷推進, 倉庫的貨物逐漸減少, 對空出來的庫位要重新規劃、調整, 以便貨物的有序存放和后續的倉儲管理。

(6) 貨物標識更換和轉移工作應予重視, 若對陳舊模糊的貨物標識或標識轉移不及時, 會使貨物發放、盤存統計出現錯誤, 所以務必注意標識的及時更換和轉移, 最大限度地避免由于標識錯誤而導致倉儲管理工作的其他錯誤。

做好倉儲后期的管理是建設工程總承包項目順利關閉的關鍵環節之一, 具體包括各類備件的管理、編制剩余物資清單、隨機資料的管理和倉庫管理資料的整理等工作內容。

(1) 在項目建設后期, 項目業主建立起生產管理團隊和生產物資倉庫以后, 方才開始接受總包商移交的各類備件。那么, 從收到第一單貨物備件開始, 到各類備件移交至項目業主為止, 備件通常需要總包商存儲幾年, 這就要求倉儲管理團隊要加以關注、嚴格保管, 否則屆時領取、移交業主時十分困難。

(2) 安裝備件、兩年備件等分專區存放, 便于領取、移交。

(3) 安裝備件驗收時, 要根據安裝備件到貨清單, 對比合同技術附件備件技術要求, 核對無誤后方可貯存倉庫并分專區放置, 同時建立安裝備件領料臺賬。

(4) 同理, 兩年備件驗收時, 根據兩年備件到貨清單, 對比合同技術附件要求, 核對無誤后裝箱, 或以其他方式對貨物進行標識, 分專區存放, 做詳細臺賬, 包括庫區貨位、廠家、數量、型號和使用位號等。

(1) 完成施工后, 倉庫主管負責組織倉庫管理員做好現場剩余材料的回收和倉庫剩余物資的盤點工作, 編制項目現場倉庫剩余物資清單, 并配合實施工程類剩余物資的處置工作。

(2) 項目完工后, 倉庫主管應組織倉庫管理員, 完成現場剩余材料的回收及施工單位二級庫物資的清繳工作, 并將貨物情況登入倉庫剩余物資清單。

(3) 倉庫剩余物資的盤點工作需反復核查, 保證數據清晰、準確, 盤點完成后, 倉庫主管應對盤點結果進行抽查, 根據抽查結果判斷盤點的準確性, 如盤點結果嚴重失實的, 則重新盤點。

(4) 剩余物資清單編制完成后, 提交采購經理編制剩余物資處置報告。

(1) 倉庫資料員需及時將貨物的合格證、使用說明書、圖紙、檢驗報告、銘牌、制造許可證、光盤等隨機資料收集起來, 建立隨機資料檔案, 并編制設備或材料隨機資料統計 (移交) 表。

(2) 隨機資料須統一用檔案袋封存保管, 檔案袋上需備注裝置名稱、工序名稱、設備位號、貨物名稱、合同號等主要信息, 以便移交或存檔。

(3) 隨機資料可在項目資料室或公司總部專門保管, 且按項目不同裝置和工序進行分區、分類整理, 并準備移交。

(1) 倉庫管理資料分兩類:一類為倉儲工作管理資料, 如到貨清單、入庫單、出庫單、領料單、退貨單及倉儲信息管理系統;一類為報驗記錄。

(2) 倉儲信息管理系統的記錄數據需刻盤備份保存, 對倉儲過程記錄管理文件要分門別類并裝訂成冊保存。

(3) 報驗記錄, 按材料專業分類, 裝訂成冊保存。

總承包項目要實施精細化管理, 更凸顯了倉儲管理的重要性, 任何倉儲管理的疏忽, 都將影響設備材料的品質, 甚至造成設備材料的報廢, 不僅會嚴重影響項目進度, 或許還會給生產帶來不安全因素, 甚至發生重大事故, 造成經濟損失。因此, 總承包項目管理過程中一定要重視倉儲管理, 抓住倉儲管理要點, 綱舉目張, 使倉儲管理工作在項目執行過程中發揮更大的作用。

隨著工程公司走向國際化的步伐不斷加快、承接的境外總承包項目不斷增多, 必將對倉儲管理策劃、倉儲人員專業知識面、倉儲信息管理和管理方式提出更高、更科學的要求, 但只要抓住倉儲管理的以上幾個要點, 倉儲管理過程中出現的問題即可迎刃而解。