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鐵路企業實施“大物資”管理體制改革以來, 隨著制度機制的健全完善, 物資管理信息系統功能的優化提升, 物資從計劃提報到供應使用的主干業務基本實現了信息化、規范化管理, 有效提高了鐵路物資采購供應工作效率和效益。但是, 鐵路運輸站段物資倉儲管理特別是車間班組物資倉儲管理卻未能及時趕上主干業務發展的步伐, 依然處于傳統模式下較為落后的狀況。鐵路物資管理部門應當積極應用二維碼技術, 基于物資管理和生產檢修信息系統, 開發并推廣應用物資二維碼管理信息系統, 有效提升鐵路運輸站段物資倉儲信息化、標準化管理水平。

鐵路運輸站段物資倉儲管理是物資三級管理的重要環節, 由于具有地域范圍廣、管理難度大、工作強度高、管理效果難以凸顯等特點, 容易成為被忽視的管理環節。與近年來物資采購供應管理規范化大幅提升相反, 物資倉儲管理一直維持傳統的管理模式。

雖然鐵路物資管理信息系統V2.0已經在全路推廣應用, 但物資發放、盤點等物資倉儲管理的日常工作, 依然處于物資實物發放、盤點作業手工記賬操作, 與物資管理信息系統業務分離。管庫員在物資發放作業時, 根據領料計劃, 完成制單工作, 再根據領料單進行物資實物發放操作, 發料結束后, 根據發料記錄情況, 進行登卡操作。由于領料部門人員對物資編碼和物資名稱不熟悉, 領料計劃無物資編碼和物資名稱不準確的情況經常發生, 往往需要核對實物后, 才能通過實物上的物資料簽查到正確的物資編碼和物資名稱, 再進行制單工作, 嚴重影響物資發放的工作效率。物資月度盤點時, 需打印盤點單, 完成實物盤點后, 再對信息系統中庫存數量錯誤信息進行修改, 工作效率依然不高。車間班組班前領料和班后回收材料, 都需要重復填列物資收發記錄, 工作量大, 工作效率低。

運輸站段車間班組由于長期各自為政, 物資管理狀況差別較大。從管理手段看, 部分管理相對規范的站段車間班組的物資管理多數實行手工臺賬管理, 少數運用信息系統管理;管理不規范的站段車間班組基本沒有物資管理臺賬。

車間班組物資管理臺賬內容差異較大, 大多數車間班組僅記錄物資支出數量, 而物資收入、支出去向和庫存情況記錄不全, 導致物資收支和庫存情況反映不真實、不完整, 普遍存在賬實不符的情況, 廢舊物資收、支、存記錄基本空白。

運輸站段對車間班組物資收發和定期盤點管理要求不統一, 部分車間班組簡化工作流程, 物資收支簽認記錄不全, 定期盤點工作未開展, 管理較為粗放。

運輸站段物資倉儲管理包括賬務處理和倉儲作業兩部分, 現在使用的鐵路物資管理信息系統V2.0在倉儲管理方面的主要功能是物資電子臺賬管理功能, 動態反映物資收、支、存情況, 未能滿足倉儲作業的實際需求。同時, 鐵路物資管理信息系統V2.0沒有車間班組物資管理模塊, 不能滿足車間班組物資信息化管理要求。運輸站段車間班組的材料員基本為兼職人員, 文化水平和專業素質較低, 計算機操作能力不強, 工務站段車間班組兼職材料員尤為突出。使用電子臺賬類型的物資管理信息系統, 將增加現場物資管理人員的工作難度和工作量, 且工作效率低, 手續繁瑣, 車間班組對物資信息化管理產生抵觸情緒。

近年來, 全路物資庫存量維持在110億元左右, 保守估計長期無動態的物資不少于15%, 即全路至少有16.5億元的庫存物資處于長期閑置狀態。究其原因, 除了計劃提報不合理、技術更新之后物資閑置外, 倉儲管理手段落后也是重要因素之一。現在使用的鐵路物資管理信息系統V2.0中, 集團公司各運輸站段之間、站段內各車間班組之間庫存物資信息不能共享, 站段提報物資需求計劃時, 不能全面掌握物資實際庫存情況, 重復提報物資需求計劃現象時有發生, 造成物資積壓。對于部分站段、車間班組已經形成積壓的物資, 由于積壓物資信息不暢, 不能有效調劑使用, 造成物資長期處于閑置狀態, 部分物資因超過質保期而形成浪費, 直接影響到物資使用效率和運輸生產成本。

物資質量是反映物資采購供應工作質量的重要指標, 及時、準確掌握物資質量, 能為物資采購、供應商信用評價工作提供準確的依據。由于鐵路物資管理信息系統V2.0和主要運輸站段生產檢修系統未實現數據交換, 物資管理信息系統只有物資采購、供應及收、發、存信息, 沒有物資使用、維修、報廢信息, 物資質量信息只能通過人工記錄、核查后在信息系統中錄入。由于生產現場物資臺賬和檢修記錄存在對應性不強、記錄不全等問題, 發生物資質量問題后對物資采購供應情況的追溯難度較大, 技術管理、物資管理、檢驗驗收、物資使用部門對物資質量評價和供應商信用評價缺乏有力的技術數據支撐, 物資采購部門和采購項目評審人員也很難根據物資的實際使用情況、物資質量情況, 對物資和供應商做出正確的選擇, 直接影響到物資采購質量控制和供應商信用評價工作。

物資倉儲管理手段落后, 嚴重制約著物資監察工作效率。按照現有的條件, 物資監察人員只能通過查閱電子臺賬, 甚至是手工臺賬, 再與生產檢修記錄、庫存實物進行核對, 工作效率低、質量不高, 監察效能發揮有限。物資倉儲管理手段落后, 增加了物資消耗控制和調劑處置的難度, 車間班組物資臺賬不全或管理不規范, 使物資消耗定額的制定產生較大的隨意性, 容易造成生產過程中的物資浪費。物資庫存信息不暢, 影響物資調劑工作效率, 容易造成庫存物資閑置積壓, 增加鐵路企業的生產成本。物資倉儲管理手段落后, 增大了物資違規、違紀行為發生的可能性, 物資管理信息系統和生產檢修系統數據隔離, 容易產生虛列物資消耗的情況。車間班組物資管理臺賬不全, 容易造成物資非生產損耗。生產一線廢舊物資回收管理不規范, 容易造成廢舊物資流失。

綜上所述, 落后的物資倉儲管理, 已經嚴重影響物資精細化管理和廉政建設工作, 成為各級鐵路物資管理部門必須面對和亟待解決的突出問題。

近年來全路物資管理的成功經驗表明, 欲實現物資規范化管理, 就必須健全完善管理制度機制;欲確保管理制度落實到位, 就必須提升信息化水平。以信息系統為載體, 全面落實物資管理各項要求, 理順物資管理工作流程, 才能使物資管理全過程實現規范化、標準化、高效化, 提升物資倉儲規范化管理水平也必須堅持走信息化管理的道路。

二維碼又稱QR Code, QR全稱Quick Response, 是近年來移動設備上較為流行的一種編碼方式, 具有讀取速度快、信息容量大、編碼范圍廣、容錯能力強、譯碼可靠性高、保密性和防偽性好等特點, 特別適用于存貨管理、質量追蹤等方面。將二維碼技術運用到鐵路物資倉儲管理中, 開發物資二維碼管理信息系統, 設置運輸站段物資倉庫、車間班組材料庫、物資質量跟蹤和PDA二維碼手持終端4大功能模塊。以二維碼為紐帶, 將物資入庫、發放、庫存、盤點、監察以及廢舊物資回收、質量跟蹤等工作有機連接起來, 實現全方位規范化管理。開發物資二維碼管理信息系統, 能夠彌補鐵路運輸站段車間班組物資管理的空白, 減少車間班組物資規范化管理阻力, 實現車間班組物資信息化、標準化管理。實施物資二維碼管理, 可以實現鐵路物資倉儲的規范化、標準化、高效化管理, 庫存物資信息共享管理和重要配件全壽命周期管理, 達到減少物資庫存量, 降低生產成本, 提高資金使用效率, 提升鐵路物資管理水平的目的。

通過物資二維碼管理信息系統, 將鐵路運輸站段物資倉庫的物資發放、調撥、庫存、盤點等業務以及車間班組材料庫物資收入、發放、調撥、庫存、盤點、廢舊物資回收等業務進行固化, 建立標準業務流程, 統一規范站段物資倉庫和車間班組材料庫物資收、發、存、盤點工作。

通過物資二維碼管理信息系統, 統一物資料簽, 規范物資存放方式;通過設置位置二維碼, 對車間班組庫存物資實施定置管理, 同一項物資在不同存儲地, 放置于同一位置, 統一規范站段物資倉庫和車間班組材料庫物資倉儲管理。

通過二維碼能夠準確記錄物資配送的時間、地點、物資組成、配送人員等信息, 實現對物資配送全過程的動態監控, 促進物資配送和接收人員規范操作。

通過實施物資二維碼管理信息系統, 強化站段物資倉庫和車間班組材料庫的標準化管理, 健全基礎臺賬, 理順工作流程, 規范物資收、支、存、調撥、配送, 以及物資定期點檢、廢舊物資管理等工作。

應用二維碼管理提高物資倉儲管理工作效率, 最重要的環節就是運用PDA二維碼手持終端設備。PDA為Personal Digital Assistant的縮寫, 字面意思是個人數字助手, 即輔助個人工作的數字工具, 其功能類似于智能手機。由于其體積小, 操作方便, 可以幫助我們在移動過程中完成管理工作。因此, 開發并應用PDA二維碼手持終端二維碼管理信息系統, 將原有的在電腦上操作的倉儲管理業務轉移到PDA二維碼手持終端上, 通過無線網絡, 把鐵路物資管理信息系統、物資二維碼管理信息系統和PDA二維碼手持終端上的二維碼管理信息系統連接起來, 實現現場操作與賬務處理同步完成, 有效提高倉儲作業的工作效率, 降低勞動強度。

在鐵路運輸站段物資倉庫作業中, 管庫員使用手持終端掃描物資料簽上的二維碼, 選擇領用部門、支出項目、核算科目和發料數量或選擇對外調撥單位, 就可完成發料或對外調撥制單工作。管庫員使用手持終端掃描物資料簽上的二維碼, 就可進行賬、物核對, 并能記錄“盤盈”或“盤虧”情況, 完成月度盤點工作。在車間班組材料庫作業中, 管庫員使用手持終端可以完成物資入庫、物資出庫、物資調撥、庫存物資查詢、庫存物資月度自點、廢舊物資回收等工作, 同步完成了車間班組材料二維碼管理信息系統的制單和登卡工作。在物資配送時, 通過專用配送容器和特定二維碼, 能夠實現物資的批量配送, 解決了物資交接過程中紙質簽認效率低下的問題, 提高了物資配送工作效率。運用PDA二維碼手持終端設備, 能最大限度減少物資收、發、存業務工作量, 提高工作效率, 較容易被車間班組一線職工接受, 減少了車間班組物資信息化管理推進的阻力, 取代了車間班組紙質物資管理臺賬, 有效實現車間班組物資規范化、高效化管理。

通過PDA二維碼手持終端設備, 實現物資跨地區、跨系統、跨賬套查詢功能。使用手持終端掃描物資料簽上的二維碼, 就可以查詢不同地區各單位、本單位各車間班組同一類物資的庫存情況, 為物資庫存控制、聯儲共享、物資調劑提供基礎數據。物資跨地區、跨系統、跨賬套查詢功能的運用, 為物資供應解決了重要的技術屏障, 有力于推進區域性物資倉儲供應中心建設工作, 有效提高物資供應效率和庫存物資周轉率, 降低物資庫存量, 實現物資聯儲共享。物資采購部門在編制物資采購計劃時, 通過查詢各單位物資儲備情況, 優先調劑使用長期無動態物資, 減少物資采購量, 有效降低物資采購成本, 控制物資積壓浪費風險。鐵路運輸站段通過物資跨地區、跨系統、跨賬套查詢, 能夠及時掌握物資供應單位和臨近單位物資庫存情況, 在提報物資需求計劃時, 盡量避免盲目性, 提高了物資需求計劃的準確性、科學性。當發生應急搶險時, 能夠根據各單位的物資儲備情況, 就近調撥應急搶險物資, 提升應急搶險中物資保障能力。車間班組通過手持終端可對本單位各車間班組的庫存物資進行查詢, 辦理調撥手續, 促進物資在單位內部的合理流動, 為閑置臨近報廢物資調劑使用提供了條件。

通過物資二維碼, 實現鐵路物資管理信息系統與生產檢修系統的數據交換, 建立重要物資全壽命周期管理履歷, 強化對重要物資全壽命周期質量管理。通過鐵路物資管理信息系統與生產檢修系統連接, 由鐵路物資管理信息系統將重要配件基礎信息, 如物資編碼、名稱、規格型號、生產廠家、生產批次、生產時間、廠家代碼等, 以二維碼方式的識別碼傳遞給生產檢修系統。在生產檢修系統中補充維修使用信息, 記錄上車 (道、桿) 、卸下、維修、報廢等各個環節的處理信息, 以及各個階段的開始使用時間、卸下時間、走行公里、維修成本、報廢時間、質量問題記錄等數據, 再回寫到物資管理信息系統中, 建立重要配件技術履歷, 實現對重要配件的全壽命周期管理, 為重要配件采購和供應商信用評價提供技術數據。同時, 通過對物資使用、檢修、報廢情況的跟蹤, 強化了物資消耗管理, 確保物資能夠做到“物盡其用”, 避免了生產環節的物資浪費和流失。

運用物資二維碼管理信息系統, 規范了鐵路運輸站段物資倉庫業務流程, 建立了車間班組物資管理臺賬, 車間班組使用二維碼領料卡進行領料和廢料回收作業, 完善了物資使用、報廢跟蹤, 實現了物資管理與運輸生產有效銜接, 能夠有效防范物資虛假消耗、虛列生產成本、報廢物資流失等違法違紀現象的發生。紀檢、審計、物資監察人員通過PDA二維碼手持終端, 直接掃描物資料簽上的二維碼, 就可以現場查詢物資收、支、存情況, 檢查物資賬、卡、物相符情況, 提高了監察工作的準確性和及時性, 強化了物資廉政風險管理。

二維碼技術應用于鐵路物資管理工作, 有效提升了鐵路物資信息化、標準化管理水平, 強化了物資質量跟蹤和廉政建設工作, 對于實現中國鐵路總公司提出的“縮小鐵路物資管理與國內先進企業的差距, 適應鐵路高質量發展的需要”的“近期目標”, 將發揮積極的保障作用。