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京東物流開放云倉業務涉及商家、銷售、招商、規劃設計、系統、搬倉、運營和客服等眾多環節, 如何將這些環節進行有效串聯組合, 實現成本、效率、體驗的升級?如何利用京東物流開放云倉業務將資源集成, 并發揮京東強大的基礎設施能力, 協助合作商提升物流服務能力, 使其產生1+1>2的效應?本文通過京東物流開放云倉業務項目管理實踐, 一一進行解析, 以期將京東的項目管理經驗帶給客戶和項目團隊, 為大家提供一些思考與借鑒。

京東云倉業務是京東創新推出的新物流倉儲服務模式, 它不同于傳統倉、電商倉, 是京東物流與符合京東物流要求的第三方倉儲資源商進行合作, 京東提供云倉平臺+WMS (倉儲管理系統) +TMS (運輸系統) +庫內作業標準的倉庫規劃、系統、運營整套物流解決方案, 合作方提供倉庫+運營團隊+作業設備的一種運營模式 (見圖1) 。它以整合共享為基礎, 系統和數據產品為核心, 輸出物流技術、標準與品牌, 賦能商家與合作伙伴, 建設物流與商流相融合的云物流基礎設施平臺。

開放云倉業務涉及商家、銷售、招商、規劃設計、系統、搬倉、運營和客服等多環節鏈路, 把多環節鏈路串聯組合, 通過解析它們之間的相互依賴關系, 拆分多個任務點, 分層解決, 并采用項目管理方法進行有效、多任務并行地快速實施落地。

結合內外部實際情況, 搭建整體項目組織架構。讓項目成員明確自己的角色定位、職責和項目流程, 解決分工、協同、先后順序等問題, 制定統一的工具和模板來提高協同工作效率。

在內部, 明確京東組織結構, 由項目經理牽頭, 負責整體的項目管理工作 (包括組織、協調、溝通、推動、進度監控等) , 明確各部門系統規劃、采銷、業務運營情況, 尤其是研發部門的情況, 確定相關主接口人。

圖1 京東物流開放云倉項目模式   下載原圖

在外部, 通過構建商家技術信息小組 (成員包括商家技術、業務操作人員、商家軟件提供商的技術人員) , 確定主接口人員, 統一協調商家端事項。

在項目開始前, 確定項目目標, 做好相關方梳理工作, 了解項目現狀及風險, 搞好團隊建設, 努力獲得商家支持等。確保項目中所有的活動都圍繞項目目標展開, 通過實際工作情況, 捋清工作思路, 找準切入點, 有策劃、有目標、有方向地逐步開展工作。項目成員要時刻銘記項目目標, 最終把項目成果轉化為收益。

在項目開始前, 召開項目啟動會。項目經理做整體報告:對組建新項目團隊、建立溝通機制、項目概況、整體排期、項目質量控制機制等方面做明確說明 (見圖2) 。這份報告必須經過項目成員共同認可, 甚至是共同打造出來的, 這樣項目成員才有意愿在項目開始就能共同維護和遵守項目管理制度、流程和要求。

同時, 引導大家通過各種渠道進行溝通, 讓相關方加強相互了解, 促成項目協同工作。必要時邀請相關領導參加, 讓所有參與部門都能認識到項目的重要性, 使項目團隊團結一致、協同作戰, 向著共同的目標前進。

執行監控是項目管理工作中最重要的環節之一, 因為項目總是會有很多意外因素, 尤其是周期長的項目問題更多, 所以項目執行監控工作要從進度監控、溝通協調、質量監管等方面著手 (見圖3) , 以保證項目計劃得以順利執行。

進度監控:采用每日站會、多方周例會、走動管理、定期階段報告等方式, 識別項目異常問題和待辦問題, 要求“今日問題今日畢”。

溝通協調:為提高溝通效率和效果, 提前梳理問題點, 抓住主要接口人, 討論溝通后, 達成共識。

質量監管:項目的質量貫徹項目全生命周期, 不僅需要在項目前期和后期關注, 整個項目周期都需要把控跟蹤并準確落地, 約定主產品經理為質量需求的唯一輸出口。

各階段監管: (1) 需求階段。做好調研報告, 以及BRD (商業需求描述) 、PRD (產品需求文檔) 的編寫及評審工作。 (2) 研發階段。環節1: (1) 領取任務; (2) 梳理和消化需求; (3) 任務反講 (由產品經理檢查) ; (4) 功能開發和自測; (5) 成果完成60%~70%時, 講解演示成果 (由各子產品經理檢查) 。環節2:組織研發部門定期走查代碼 (2~3次檢查代碼規范、業務邏輯、安全、性能是否有疏漏之處) 。 (3) 測試階段。PRD=測試用例編寫+評審+功能驗證+整體聯調測試用例場景。 (4) UAT階段。整體UAT測試用例場景+測試計劃。

圖2 項目啟動會報告內容   下載原圖

圖3 項目執行監控圖   下載原圖

風險管理:在項目范圍蔓延、進度控制混亂、實施項目拖延、方案無法確定等情況下, 重點監控風險列表優先級前三個, 組織推動解決后面的風險問題, 做好預防、預警和關注, 從而降低項目風險, 使其在可控范圍內。

變更管理:互聯網時代, 電商快速發展, 我們不能阻止變化, 只能擁抱變化, 但這并不代表不做變更控制。從需求范圍、時間、成本、團隊資源等多維度進行考慮, 采取以下應對方法: (1) 將任務拆分優先級處理; (2) 需求置換; (3) 降低需求復雜度; (4) 延后上線; (5) 分析影響程度; (6) 溝通和解釋。

總之, 項目管理的核心任務是盯目標、盯風險、監控進度和跟進任務、與相關方多溝通、解決沖突和問題。

項目上線碰頭會, 通常在上線時間前兩周開始組織商議并達成一致結果。項目上線階段, 要經過上線部署、UAT分工布置、商家UAT測試跟進、逐步推廣四個階段 (見圖4) 。

上線部署階段:通過組織相關方參會, 同步上線時間點、各系統上線順序、發布環境確認;確定雙方數據通信提前報備申請, 聯通性握手測試;明確商家、業務方、產品經理上線后任務點配合事項;上線時, 項目經理推進和協調大家解決上線過程中的問題。

UAT分工布置階段:檢查系統配置項和初始化數據及功能權限配置;準備UAT測試場景用例;準備測試數據 (測試商家、商品、庫存數量) ;確定UAT測試人員名單和研發部門支持人員, 這些事項都要逐一落實清楚, 確保UAT測試驗證順利進行。

商家UAT測試跟進階段:提供UAT測試排期, 測試任務具體到每天的任務目標, 在日報中說明并用郵件發送給項目組;UAT測試驗證過程中的缺陷問題, 要統一反饋, 用郵件方式發給對應的各系統產品經理, 對測試的缺陷問題進行過濾分析后, 再提交給研發人員進行修復。

逐步推廣階段:在追求系統穩定性的同時小步快跑, 逐漸實現全部推廣運營。

圖4 項目上線部署碰頭會四部曲   下載原圖

根據云倉業務的特點做好試運營問題跟蹤管理, 對合作方采取“扶上馬送一程”的策略, 讓商家、業務運營、系統運維準備接管。項目運營成功與否是檢驗整個項目是否成功的唯一標準, 千萬不能掉以輕心。所以, 后續還需要做好一些細節工作:建立問題跟蹤列表, 對關鍵問題進行統一跟蹤與協調;重點問題1天不能解決進行問題升級, 非重點問題3天不能解決進行問題升級。

在產品投入運營階段 (UAT測試驗證之前) , 商家、業務運營人員、系統運維人員參與做好用戶操作手冊, 對用戶進行系統操作培訓;產品經理做好答疑和指導工作, 協助業務方推進實施工作;項目經理做好監控試運營的問題跟蹤列表管理工作, 遇到問題快速響應, 組織相關方及時解決, 做到有問必答, 確保運營暢通無阻。

京東物流有效利用大數據平臺, 對各類商品在不同區域、時間段的銷量做提前預判, 將相應數量的商品, 提前備貨到距離消費者最近的倉庫。京東云倉有效地整合各地倉儲及人力資源, 通過倉庫下沉, 在消費者下單后, 實現就近高效配送, 使零售的基礎設施變得極其可塑化、智能化和協同化, 推動“無界零售”時代的到來, 實現了成本、效率、體驗的升級。同時, 京東云倉也將協同京東金融, 為云倉合作商及入倉商家提供融資租賃、倉單質押等金融服務。專業的事情由專人來做, 使其產生1+1>2的效應。

京東物流借鑒了現代項目管理模式, 經過開放云倉業務等開放項目實踐, 探索了在開放環境下項目管理的方法和思路, 形成了具有京東特色的大型項目管理方法和分層管理與團隊內縱向劃分及跨團隊橫向聯合的混合管理模式。在實踐中, 京東重在推行PDCA方法論, 通過這一方法論, 及時檢查和跟蹤項目進度計劃。結合敏捷開發模式, 充分利用看板、站會等管理方法, 讓物流管理更加順暢。同時, 在項目管理實踐中, 引導項目管理者和項目成員, 積極主動思考, 以開放心態, 規范做事, 讓整個項目團隊充滿活力和斗志地協調作戰, 實踐證明這是一種“授之以漁”的項目管理方法。