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冶金建設工程中,設備占總投資總額超過30%,是直接影響工程能否順利完工的關(guān)鍵要素之一。冶金設備特點是種類繁多、形狀各異、非標準件和配套件多,倉儲物流管理難度大、任務重。

冶金工程設備管理的核心要求是“實物流、信息流、單據(jù)流”全流通、全暢通,在科技發(fā)展日新月異和強調(diào)高度協(xié)同、密切配合的今天,特別在面對點多、面廣、量大、工期緊的普遍工程現(xiàn)狀下,若依賴人工傳導、手工臺賬等傳統(tǒng)管理方式,已然跟不上時代發(fā)展。因此,依托互聯(lián)網(wǎng)+選用1套適合冶金工程設備倉儲物流管理的系統(tǒng)迫在眉睫。

目前我國倉儲、物流管理大都依靠辦公自動化、供應鏈管理等工具,系統(tǒng)軟件在技術(shù)成熟的企業(yè)中也得到較為普遍的應用,特別在快遞業(yè)、大型超市和大中型生產(chǎn)制造類企業(yè)。但此類系統(tǒng)軟件整體還存在產(chǎn)品功能單一、技術(shù)落后、信息資源整合能力不強等問題,而且大多是以銷售為中心設計,一般采用“點對點”“單對單”的倉儲物流模式,真正針對冶金工程施工類、強調(diào)項目管理和保證供應功能的倉儲物流系統(tǒng)軟件則較為少見,也不符合冶金工程設備管理需求。

通過調(diào)研當前冶金設備管理的現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)在整個作業(yè)、管理過程中,現(xiàn)行倉儲物流管理仍沿用傳統(tǒng)管理模式,僅用Excel代替原來手工書寫的方式管理倉儲物資,這在當前大項目、短工期、快速化的發(fā)展要求下,傳統(tǒng)管理方式暴露諸多問題:手工記錄效率低、易出錯;庫容不能快速顯示;庫存時間不易統(tǒng)計;庫存盤點工作繁瑣;貨物查找困難;多物流過程、環(huán)節(jié)信息傳導滯后,不易掌控。

針對上述情況,自行開發(fā)冶金工程設備倉儲物流管理系統(tǒng),可實現(xiàn)工程信息、合同信息、箱件信息、計劃信息、物流信息、倉儲信息、車輛信息、機械信息、人員信息等物流、倉儲環(huán)節(jié)中各類信息的無縫對接、統(tǒng)一管理、快速流轉(zhuǎn),通過特定編碼規(guī)則形成的條碼掃描、識別,能快捷、精準、高效地實現(xiàn)工程設備物流、倉儲信息采集與交換,可極大減輕庫管作業(yè)人員、工程管理人員、調(diào)度管理人員、單據(jù)錄入人員、數(shù)據(jù)統(tǒng)計人員工作強度,避免因各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)手工傳導產(chǎn)生的不必要誤差和失誤,提高全體參與人員的工作效率,真正實現(xiàn)“實物流、信息流、單據(jù)流”三同步。在為倉儲、物流管理環(huán)節(jié)帶來便利的同時,能實現(xiàn)倉儲物流現(xiàn)代化管理,并推動倉儲物流管理和服務向設計院、訂貨單位、制造廠、安裝單位等上下游兩端延伸。系統(tǒng)實現(xiàn)的各類信息查詢功能,可便于各參與方進行需求信息查詢,特別是方便施工單位及管理單位及時掌握工程設備制造、物流動態(tài)信息,并據(jù)此催促廠家發(fā)貨或調(diào)整施工工序,從而可為工程項目施工進度提供決策依據(jù)。

系統(tǒng)開發(fā)以箱件為基礎(chǔ)管理單元,通過唯一識別條碼,標記箱件唯一身份,并在流轉(zhuǎn)過程中不斷添加、勾連倉儲物流信息,實現(xiàn)工程設備在倉儲物流全過程(包括發(fā)貨、收貨、調(diào)撥及庫存管理等)中數(shù)據(jù)信息的流轉(zhuǎn)、共享、統(tǒng)一及管理。

軟件系統(tǒng)不但具有轉(zhuǎn)換、生成、打印條碼功能,重要的是可通過設定相應功能進行掃碼,實現(xiàn)收貨、發(fā)貨、庫位調(diào)整、盤點等作業(yè)過程操作,快速進行數(shù)據(jù)采集和交換,避免作業(yè)過程中和后續(xù)賬務多次錄入,從而降低人工工作強度,提高倉儲物流收發(fā)工作效率和準確率。

系統(tǒng)能實現(xiàn)倉儲物流全過程的查詢、統(tǒng)計,用戶或操作員可根據(jù)自身需求、操作習慣進行自我設定和保存查詢/打印字段、格式,各類統(tǒng)計報表可設計成模板并上傳至系統(tǒng)中;通過掃碼/查詢,能即時顯示設備的歷史流轉(zhuǎn)信息、當前在途狀態(tài)、預計抵達時間、保管信息等狀態(tài)信息,便于對設備倉儲物流進行狀態(tài)跟蹤、控制。

系統(tǒng)產(chǎn)生/收到收貨、發(fā)貨、要貨等各類計劃后,或采集到如庫容預警、箱件超限等相關(guān)信息后,會通過數(shù)據(jù)信息分析,自動即時提醒下游環(huán)節(jié)進行相應任務,如準備庫區(qū)、人員、機械等,提醒方式包括:彈跳窗口、電子郵件、短消息、微信、QQ、手機APP提醒等。

結(jié)合項目計劃,工程項目的項目員、庫管員實現(xiàn)對庫存的直接點菜下單式計劃需求管理(根據(jù)項目進度、施工需求在數(shù)據(jù)庫中查找后,直接點擊要貨),可預約、可修改、可變更、可取消,便于現(xiàn)場施工人員、倉庫管理人員快速領(lǐng)用。

考慮倉儲物流、計算機技術(shù)發(fā)展,預留了RFID無線射頻識別接口和物資倉儲的可視化管理(如箱件堆放、庫位可視化等)功能;預留計費、結(jié)算功能接口,以實現(xiàn)自我開發(fā)或與其他管理軟件的信息交換。

系統(tǒng)通過ERP端、PDA端、WEB端,將工程設備倉儲物流的各類信息有效連通,實現(xiàn)對工程設備倉儲物流的管理(見圖1)。

圖1 系統(tǒng)整體架構(gòu)   下載原圖

1) PC端ERP系統(tǒng)登錄PC端ERP系統(tǒng)主要供設備方倉儲物流管理和操作人員使用。

2)網(wǎng)頁WEB端系統(tǒng)登錄網(wǎng)頁WEB端主要供上下游的供應商、施工單位的管理和操作人員使用,設備方人員也可通過網(wǎng)頁登錄或通過ERP直接轉(zhuǎn)換打開登錄。

3)倉庫PDA設備登錄倉庫PDA設備主要供設備方倉儲物流管理和操作人員使用。

ERP系統(tǒng)登錄后,初次使用前或有基礎(chǔ)資料需要增刪、修改時,可在基礎(chǔ)資料菜單欄中,對項目資料、部門、員工、倉庫、庫位、車輛、工地、廠商等各類基礎(chǔ)信息資料進行設置,系統(tǒng)可對常用菜單設置快捷方式。各類基礎(chǔ)信息資料設置操作類似,為避免重復工作量,新的項目可通過基礎(chǔ)信息復制數(shù)據(jù)庫,再對部分資料進行修改來實現(xiàn)。

設備清單分設計設備清單和合同設備清單,屬設計訂貨階段數(shù)據(jù)。作為重要的原始數(shù)據(jù)來源,系統(tǒng)可通過手工錄人、固定格式表格導入獲取。為減少工作量和避免出錯,一般通過固定格式表格導入。系統(tǒng)獲取的設備清單數(shù)據(jù),可根據(jù)需要查詢、導出。

設備制造完成后,廠商根據(jù)設備尺寸、重量、倉儲保管要求等特性,選擇合理的裝箱。通過系統(tǒng)給廠商權(quán)限,廠商登陸WEB端后,可選擇對裝箱單、發(fā)貨單的管理與操作。

廠商將設備尺寸、重量、箱件明細等信息一一選擇/填錄,對類似箱件,可通過“快捷復制箱件”復制模板來源箱件生成目標箱件并修改,可實現(xiàn)便捷操作。數(shù)據(jù)錄入中,如出現(xiàn)箱件尺寸/重量明顯不合理,系統(tǒng)自動提醒重新核查、確認。

裝箱單操作完成后,箱件明細信息已入系統(tǒng),可打印出裝箱單;系統(tǒng)按特定規(guī)則自動生成條碼和固定格式的箱件嘜頭,如圖2所示。

圖2 箱件嘜頭   下載原圖

裝箱完成后,廠商選擇發(fā)貨單操作,將設備收貨、發(fā)運等信息一一選擇/填錄;發(fā)貨單完成后,廠商可選擇詳情、發(fā)貨、打印等操作功能,也可將發(fā)貨單導出保存為Excel電子版,并也可根據(jù)模板進行導入;廠家發(fā)貨后可在系統(tǒng)中打印出發(fā)貨清單(為便于單據(jù)傳遞,單據(jù)也設計、附印上二維碼,方便PDA直接掃碼)。

廠商的賬戶有權(quán)限限制,只能看到和操作本廠的合同;系統(tǒng)考慮,如廠家人員無網(wǎng)絡,可采用口頭、電話、書面通知,項目員、庫管員(經(jīng)審批)也可進入發(fā)貨界面操作。

廠商發(fā)貨后,系統(tǒng)會自動觸發(fā)微信提醒,倉庫準備收貨。

1) PDA掃碼收貨設備箱件到達收貨點后,庫管員將PDA操作界面設置成收貨,并對庫位、操作人等信息進行預設,逐一掃碼并進行核對,如有疑義可進行標記/標注,同一條碼多次掃碼無效,掃碼到不在待收貨數(shù)據(jù)庫中的條碼進行提醒(語音、畫面)并自動標記,掃碼完成后自動匯總并與本批待收貨數(shù)據(jù)比對自動查找未掃碼的項數(shù)并提醒,此收貨掃碼過程中采集信息可在手持終端進行標記和編輯修改;收貨掃碼結(jié)束后,點擊收貨確認,并上傳數(shù)據(jù)至系統(tǒng)?？紤]到天氣、電力、通信信號等因素,PDA可離線操作。通過PDA收貨掃碼入庫操作界面,如圖3所示。收貨完成后,ERP系統(tǒng)可見收貨單據(jù)和收貨信息。

圖3 PDA設備入庫操作界面   下載原圖

2)ERP倉庫收貨考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作入庫。

設備抵庫后,施工單位人員可查詢、預約要貨。通過系統(tǒng)給施工單位權(quán)限,施工單位登陸WEB端后,可選擇對要貨單的管理與操作。施工單位賬戶只能查詢和操作本項目;系統(tǒng)考慮到施工單位現(xiàn)場條件,如施工單位人員無網(wǎng)絡,可采用口頭、電話、書面通知,項目員、庫管員(經(jīng)審批)也可進入要貨申請界面操作。

施工單位要貨后,系統(tǒng)會自動觸發(fā)微信提醒,倉庫準備發(fā)貨。

1)PDA掃碼發(fā)貨設備發(fā)貨時,庫管員將PDA操作界面設置成發(fā)貨,并對車號、操作人等信息進行預設,逐一進行掃碼并進行核對,如有疑問的可進行標記/標注,同一條碼多次掃碼無效,掃碼到不在待發(fā)貨數(shù)據(jù)庫中的條碼進行提醒(語音、畫面)并自動標記,掃碼完成后自動匯總并與本批待發(fā)貨數(shù)據(jù)比對自動查找未掃碼的項數(shù)并提醒,發(fā)貨掃碼過程中采集信息可在手持終端進行標記和編輯修改;發(fā)貨掃碼結(jié)束后,點擊發(fā)貨確認,數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng),在系統(tǒng)的待出庫中繼續(xù)進行核對、編輯、修改(如車號、司機等),出庫確認后,系統(tǒng)自動生成標準版本的出庫單,出庫單打印由司機簽字并由收貨人簽字后返回庫管員,再次點擊,出庫完成。通過PDA發(fā)貨掃碼出庫操作界面和功能,與入庫類似。

2)ERP倉庫發(fā)貨考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作出庫。

先在ERP中按計劃建立調(diào)撥單,然后在調(diào)出倉庫,PDA中設置調(diào)撥出庫界面,預設相關(guān)設置后,逐一掃碼調(diào)撥出庫,操作類似倉庫發(fā)貨;在調(diào)入倉庫,PDA中設置調(diào)撥入庫界面,預設相關(guān)設置后,逐一掃碼調(diào)撥入庫,操作類似倉庫收貨。考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作調(diào)撥出庫、入庫,操作類似倉庫發(fā)貨、收貨。

先按盤點計劃在ERP中生成盤點計劃單,然后再盤點倉庫,PDA中設置庫存盤點界面,預設相關(guān)設置后,逐一掃碼,操作類似倉庫收貨。

設備庫位調(diào)整,在系統(tǒng)中類似調(diào)撥出庫/入庫處理,可通過PDA操作;考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,也可在ERP中直接操作庫位調(diào)整。

在系統(tǒng)中類似倉庫發(fā)貨處理,可通過PDA操作;考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,也可在ERP中直接操作。

根據(jù)倉庫作業(yè)、項目情況和實際需求,ERP系統(tǒng)中可輸出如作業(yè)日報、周報、月報、庫存等各類數(shù)據(jù)報表。

系統(tǒng)開發(fā)完成后,在某鋼廠湛江基地工程原料配套改造項目(項目編號:150294)、框架集批堆場項目(項目編號:160068)等項目進行測試并投入使用,滿足了該冶金工程設備倉儲物流管理需要。通過系統(tǒng)應用后,不僅可減少庫管員、項目員、賬務員等管理、作業(yè)人員數(shù)量30%以上,直接降低人力成本費用,更能通過提高管理效率、水平,體現(xiàn)和增強企業(yè)投標競爭力,短期和長期經(jīng)濟效益都非常樂觀。

該系統(tǒng)適用于冶金工程設備倉儲物流管理,在國內(nèi)外工程大中型冶金項目,均可投入使用,且可在制造、物流、倉儲、配送等環(huán)節(jié)分段使用,實用性強。